De nombreux fichiers périphériques et une perte de fiabilité
Cette nécessité de remettre au cœur de l’entreprise La Querycnoise une solution de gestion des temps et des activités a été motivé par les trop nombreux fichiers Excel qui cohabitaient avec l’outil, qui était lui quasiment inutilisé. Ainsi, plusieurs fichiers existaient dans chacun des services et donc « tous les jours, il fallait apporter beaucoup de main d’œuvre pour rectifier les données » explique Alice Faure.
Au-delà de ce manque de fiabilité et de temps perdu, les analyses étaient difficiles car « il y avait peu de données brutes. »
Des fonctionnalités au-delà de la gestion des temps
La Quercynoise utilise eTemptation pour sa gestion des temps mais utilise également de nombreuses autres fonctionnalités adaptées à leur métier de coopérative agricole.
En effet, comme l’explique Alice Faure : « on a gagné en productivité parce qu’on a automatisé la gestion de la pénibilité qui était faite sur Excel auparavant. » eTemptation leur permet désormais de gérer cette pénibilité de manière fiable et automatique, un vrai gain de temps.
Une charge administrative réduite
L’adoption d’eTemptation a permis de gagner un temps précieux, notamment pour le traitement de la paie.
Selon, la responsable des ressources humaines : « Je sais que pour traiter la paie, j’ai gagné 3 jours par mois. »
La gestion du planning est un pilier de la gestion RH dans les points de vente et l’Hyper U de Saint-Hilaire de Riez ne fait pas exception. « Nos managers établissent le planning. Ils valident également les congés de leurs collaborateurs ainsi que les heures supplémentaires… Au final, ils sont plus proches de leurs collaborateurs. Il faut bien reconnaître qu’au début ils étaient plutôt réfractaires mais aujourd’hui, pas un ne reviendrait en arrière. L’outil est facile d’utilisation et accessible, ils passent en moyenne 5 à 10 minutes par jour sur l’application. »
ANTICIPER ET MIEUX PLANIFIER
« Une des difficultés rencontrées par nos managers est qu’ils planifiaient sans visualiser leurs besoins précis et sans les compteurs qu’il faut prendre en compte quand on planifie les personnes comme les congés payés ou encore la récupération. Nous avions en parallèle plusieurs tableaux Excel, ce qui ne facilitait pas les rapprochements. »
UNE SOLUTION de gestion des temps qui s’adapte à la vie de l’entreprise
La solution de gestion des temps eTemptation a initialement été mise en place lors de l’accord des 35 heures « Il fallait simplifier et faciliter la gestion des temps et de la paie. Nous avions deux sites à l’époque et la gestion administrative était lourde. Tout était fait à la main, les informations papier à transmettre en paie étaient récoltées manuellement. C’était une source d’erreurs et cela représentait une charge de travail très importante » explique Sandrine Banier, gestionnaire de paie et administratrice d’eTemptation.
En fait, Horoquartz a remporté le marché : « eTemptation répondait le mieux à nos attentes et a été installée. Nous avons rationalisé notre gestion grâce à eTemptation qui a été régulièrement adaptée et mise à jour depuis, ne serait-ce que par les changements d’accords ou de versions ».
UN gain de temps significatif
« Le temps gagné est énorme, le retour en arrière serait impossible ». En effet tout est facilité par le zéro papier qui évite les déplacements, les appels, les erreurs : « De mon côté, je me suis appropriée la solution qui est très facile d’utilisation. Son ratio coût/utilité est bon. J’ai créé des modèles, chacun a ses informations disponibles et s’il souhaite obtenir une information plus fine, je lui en donne les droits ». L’outil apporte de la transparence, les informations sont traitées très rapidement : « Il y a une certaine équité, de la confiance. eTemptation apporte de la souplesse, de la flexibilité aux salariés qui organisent leur journée dans le cadre prévu sans nous solliciter ».
L’enjeu principal de cette installation était de simplifier la gestion des temps et des badgeages. L’entreprise dispose d’un système d’annualisation avec une gestion en semaines hautes et semaines basses ainsi que des horaires fluctuant d’une semaine à l’autre.
Un véritable casse-tête concernant la gestion des temps. Le service RH souhaitait donc une solution permettant un suivi des heures supplémentaires et la simplification de la gestion des temps des 250 salariés installés aux 4 coins du monde.
eTemptation : quels bénéfices pour CAMUS ?
L’installation de eTemptation chez La maison de Cognac Camus a été une véritable révolution. Cette solution a permis à l’entreprise de gagner du temps et d’améliorer les relations entre les managers et les collaborateurs.
1 | Gain de 3 à 4 jours pour les RH
Depuis l’installation de la solution d’Horoquartz, Sarah Giraudeau, Responsable Paie chez Camus, réalise son travail en 30 minutes au lieu des 3 ou 4 jours par mois habituels. Un gain de temps énorme pour la Maison de Cognac. Toutes les demandes, qui se faisaient sous format papier, se font désormais directement sur la solution.
2 | Communication améliorée au sein de l’entreprise
La Solution eTemptation a également permis d’améliorer les relations entre les managers et les différents collaborateurs de l’entreprise.
Les managers mesurent de façon exhaustive la charge de travail de leurs équipes et celle de la gestion des temps pour les RH.
Cette transparence a permis une meilleure compréhension et donc une meilleure communication entre les différents services de l’entreprise.
«Chez Camus, tout était géré par le service RH, aujourd’hui les managers sont désormais responsabilisés et plus impliqués dans la gestion de leurs équipes » conclut Sarah Giraudeau.
« Nous avons interrogé directement Horoquartz qui a répondu à notre consultation ainsi que deux autres prestataires. Budgétairement, Horoquartz était bien placé et nous connaissions déjà sa qualité de service en tant qu’utilisateur de la solution de gestion des temps eTemptation » ajoute Jean-François Verrier. La solution de sureté-sécurité Protecsys 2 Suite est donc choisie et déployée. Aujourd’hui le site est clos à 100 % avec un seul point d’entrée permettant de filtrer toutes les entrées et les sorties. Il est sécurisé avec une quinzaine de lecteurs sur l’accès principal (accès piétons et véhicules) et à l’intérieur des locaux (ateliers, salles sensibles).
Une solution fiable et simple à utiliser
Pourcouvrirsesdifférentsbesoins,Yanmar ConstructionEquipmentEuropeutiliseplusieurs modules de la suite Protecsys : P2Access, P2Card, P2Locks ainsi que la supervision qui donne une représentation temps réel de tous les composants. Le badge personnalisé est créé au service RH pour les salariés, et au poste de garde pour les intérimaires. Il est utilisé à la fois pour badger les temps de travail et pour ouvrir les accès à son titulaire ce qui réduit la charge de gestion pour les administrateurs.
Il poursuit: « Le système a été bien accepté par les salariés, qui avaient été informés ». Un contrat de maintenance a été mis en place.
« Aujourd’hui, nous sommes un agrégat de 14 sociétés gérées sous eTemptation avec 1700 collaborateurs sur une quinzaine de sites. Le siège est à Rennes. Le groupe, s’inscrivant dans une dynamique de croissance externe, a besoin de faire évoluer régulièrement le paramétrage et le fonctionnement avec un outil moderne, flexible et évolutif » affirme Guillaume Bouzin. Pour lui,eTemptationa su répondre à cette problématique avec des bénéfices palpables pour les diverses parties prenantes au sein de l’entreprise : une meilleure ergonomie, la fiabilité de l’outil, la centralisation des informations, et la mise en place de processus optimisés pour les collaborateurs, managers, équipes RH et paie.
UNE GESTION FLUIDE POUR LE TRAITEMENT DES DONNÉES RH ET PAIE
« Le traitement de la paie est centralisé et nécessitait beaucoup d’interventions en amont sur chaque site, ce qui pouvait être chronophage. Aujourd’hui le processus est beaucoup plus simplifié. Le gain de temps est énorme ! Il en est de même pour les demandes et traitements des absences ».
Pour Guillaume Bouzin, le sentiment général dans l’entreprise est que le projet est une réussite. En effet, les objectifs d’efficacité sont atteints et les conditions étaient réunies pour. « Si c’était à refaire, nous procéderions de la même manière. »
Un fonctionnement simplifié pour les salariés et les managers
Les salariés de production qui travaillent en équipe badgent deux fois par jour et leur espace employé est automatiquement crédité des heures travaillées. Tous les matins, ils peuvent consulter leurs compteurs sur les badgeuses : heures effectuées, reste à faire d’ici la fin de l’année (annualisation), congés. Les managers visualisent également les congés de leurs équipes. « C’est à jour quasi instantanément et d’un seul coup d’œil ils savent qui est là. Ils peuvent voir les plannings individuels de leurs collaborateurs, leurs pointages, les anomalies, les heures réalisées par semaine de leurs équipes, ils ont aussi accès à leur centre de validation » précise Isabelle Chiron.
Plus de transparence, plus de lisibilité
« Désormais les salariés ont l’image d’un service RH qui évolue avec les nouvelles technologies et qui leur apporte plus de nouveaux services et plus d’informations plutôt que des améliorations destinées uniquement à la gestion propre du service RH. Ils agissent en autonomie. Si j’avais un conseil à formuler à un pair qui souhaiterait s’engager sur cette version UX : clairement il faut y aller. Pour l’ergonomie, il n’y a pas photo, et avec la tendance aujourd’hui vers des outils de plus en plus collaboratifs, les gens en ont besoin et cette version est faite pour cela. Nous sommes un site de production, il faut trouver des outils qui conviennent à tous. »
L’entreprise recherchait un outil de gestion des congés mais également une solution permettant de gérer l’activité et centraliser l’information. « Nous avions besoin de libérer les outils annexes et rapatrier toutes les informations au même endroit par des flux fiables. C’était soit utiliser des fichiers Excel partagés, soit faire confiance à la RH. Mais cette solution n’était pas viable dans la durée. De plus, le logiciel de paie n’était pas assez robuste » ajoute-t-elle.
gestion rh et paie facilitÉe
“ Il est loin, le temps où on passait une matinée à saisir les jours de congés, calculer les soldes de congés des salariés » nous confie Amaïa GOTI. « Aujourd’hui, nous sommes passés de la saisie sans valeur ajoutée à l’analyse, avec un meilleur suivi et c’est bien plus intéressant ” . Avec l’outil, une vue généralisée s’offre à tous les collaborateurs à l’instant t. eTemptation s’interface bien avec le logiciel de paie ADP et son module Hypervision.
Elle poursuit : « pour les managers, c’est autant de temps gagné notamment au niveau des heures, du fait d’une meilleure planification. Ils peuvent superviser et mieux allouer les ressources.”
« Nous utilisions une solution de gestion des temps ancienne qui ne répondait plus à nos besoins. Nous avions besoin de plus de fonctionnalités, plus de précision et plus d’adaptabilité… Nous avons rencontré plusieurs fournisseurs et notre choix s’est porté sur la solution eTemptation d’Horoquartz dont la réponse était la plus aboutie. » eTemptation est un outil de pilotage pour les managers qui visualisent les plannings de leurs équipes, gèrent l’absentéisme. Les salariés déposent leurs demandes d’absence via le self-service qui sont validées par les managers. Elles remontent directement en paie via l’interface. « Nous avons une assistante RH par site et j’ai 3 collaborateurs au service paie au siège » indique Aurélie Patural. Le service RH utilise la solution quotidiennement.
UNE SOLUTION POUR SUIVRE LE TÉLÉTRAVAIL
eTemptation permet également au service RH de suivre le télétravail. Hors Covid, Haulotte a conclu un accord de télétravail avec ses salariés et un workflow a été créé dans le self-service avec le paramétrage d’une journée par semaine pour que chaque salarié puisse faire une demande de télétravail. « Ce workflow est une nouveauté et cette automatisation nous permet de savoir qui est sur site. C’est une traçabilité supplémentaire permise par la solution. Pendant les périodes de Covid, c’était du 100% en télétravail, nous avons simplement modifié le paramétrage pour encourager les salariés à faire du télétravail tout le temps. Dans cette période, cette traçabilité était plus que nécessaire pour la recherche d’éventuels cas contact » ajoute Aurélie Patural.
SMACL Assurances disposait auparavant d’une solution de gestion des temps qui datait et ne facilitait pas la mise en œuvre de ses nouveaux accords d’entreprise. L’appel d’offres lancé par l’assureur écartait d’emblée cet outil. Au final Horoquartz se trouvait en concurrence avec un autre éditeur. « Nous avons contacté des clients, lu des témoignages, et nous avons priorisé Horoquartz et sa solution eTemptation… »
un gain en qualitÉ dans les processus
« eTemptation a assimilé toutes nos règles et cela nous facilite la gestion au quotidien. Les suivis qui étaient manuels auparavant sont désormais gérés… Coté RH, eTemptation nous a permis de faire un pas en avant. Nous avons plus de possibilités et nous avons gagné en qualité dans nos processus RH. Ainsi, nous avons réalisé une enquête interne en juin sur les différents services offerts aux salariés et il en est ressorti que les salariés sont satisfaits des outils mis à leur disposition et notamment de la gestion des temps. »
« Il y a quelques années, Intermarché a construit une plateforme logistique de 45 000 m² à Montbartier (82) dont nous avons la gestion déléguée. … Nous voulions un prestataire unique pour la gestion des temps et le contrôle d’accès, l’utilisation d’un même badge étant une de nos exigences. La solution de gestion des temps eTemptation d’Horoquartz que nous utilisions déjà, nous satisfaisait. … Nous avons donc opté pour Protecsys 2 Suite pour ce premier entrepôt. Aujourd’hui le contrôle d’accès est installé sur neuf sites (dont six logistiques) et la collaboration se poursuit » indique Philippe ANDRIEU.
Un fonctionnement fluide au quotidien
« Nous n’intervenons que sur les badges des prestataires extérieurs ou des locataires qui ne sont pas gérés par la gestion des temps et qui doivent donc être renseignés directement dans le contrôle des accès. Pour ma part, je gère le contrôle d’accès du site Leroy Merlin (48 000 m² à Montbartier) en toute autonomie pour les paramétrages des zones, des accédants, des droits et des horaires. Le module de supervision me permet de visualiser un obstacle en dysfonctionnement ou d’identifier une panne rapidement. En cas d’évacuation incendie, il est possible d’obtenir la liste des présents sur site à l’instant T ».
» Le logiciel est simple d’utilisation et convivial, il nous permet d’avoir une gestion des anomalies journalière, de vérifier les données envoyées en paie et d’être plus efficace dans la répartition de notre temps. Auparavant, ce travail était manuel et pour chaque département, c’était un travail de titan. Il nous fallait quelques jours pour rentrer à la main sur les classeurs Excel les pointages journaliers des salariés. Aujourd’hui avec eTemptation, c’est une moyenne de 30 mn par journée contrôlée. «
une fiabilisation des informations
» L’enjeu était de pouvoir extraire et exploiter plus facilement les données de temps de travail dans un environnement binational évoluant en permanence, et dépendant d’accords d’entreprise très nombreux et très complexes. «
Une solution intégrée de gestion des temps et des activités
Avant de s’équiper, Rivard gérait les temps et les activités de ses 300 salariés via Excel, avec différents profils, des équipes de nuit, de week-end, les heures supplémentaires… « L’objectif était de relever les temps d’activité de chaque opération de production à la source, de réduire les temps de saisie et de fiabiliser les données. La solution eTemptation est modulaire, techniquement intuitive et abordable. Un avantage notable : les modules de gestion des temps et de gestion d’activité sont intégrés. » eTemptation est donc installée avec ses modules de gestion des temps, de dématérialisation des demandes d’absence, d’interface avec la paie ADP GSI et de gestion d’activité et connecté à l’ERP maison.
Un suivi des temps par affaire amélioré, un reporting complet
Chez Rivard, différents scénarios de saisie ont été mis en œuvre suivant les populations. Le Bureau d’études déclare les temps passés sur les projets au travers de déclarations sur PC (feuilles d’heures). Pour le personnel de production, les imputations de temps se font sur des OF (ordres de fabrication) transmis par l’ERP à eTemptation. L’application gère aussi la multi-activité : dans certains ateliers un opérateur peut travailler sur plusieurs OF en même temps et le système ventile les temps sur les différents OF au prorata des temps théoriques. « Grâce aux écrans nous bénéficions d’un meilleur suivi des temps par affaire en temps réel. Nous mesurons l’avancement de production, nous améliorons l’efficience et la productivité. Nous fiabilisons les données et évitons les ressaisies interminables sources d’erreur. Le système est fiable. Le contrôle de gestion dispose de données structurées, homogènes, sans erreurs d‘appréciation grâce à l’outil de reporting QlikView que nous avons interfacé avec eTemptation. »
Tous les salariés de Degrenne France, répartis entre les différentes usines, bureaux administratifs et 19 boutiques, utilisent eTemptation : consultation des compteurs, demandes d’absence, saisie des temps de présence, etc. « Dans l’outil, nous visualisons rapidement les compteurs d’annualisation, de congés, les majorations de dimanche travaillés et de jours fériés travaillés, cela nous permet d’automatiser et de fiabiliser l’information avant qu’elle ne se déverse dans la paie via l’interface. eTemptation récupère automatiquement les informations sur la période donnée et on lance le traitement qui ne prend que quelques minutes. En sortie, la paie est fiable. »
UN OUTIL SOUPLE POUR UNE GESTION PLUS FLUIDE
« Le retour majoritaire c’est que l’outil est convivial et très logique. Il est simple d’utilisation. Pour les managers, l’utilisation de l’outil est fluide. Ils suivent les plannings de leurs équipes. La gestion est plus facile. Au service RH, la gestion est également plus facile. C’est finalement un gain de temps pour tout le monde. »
L’ÉQUIPE HOROQUARTZ A L’ÉCOUTE
Sabine Lebossé souligne la qualité du suivi de projet par les consultants Horoquartz, depuis la phase de paramétrage jusqu’à aujourd’hui. « Cet accompagnement continue. Par exemple, avec la crise du Coronavirus, des points de ventes ont fermé, la production s’est arrêtée, ce temps-là a été identifié comme activité partielle. Le paramétrage de l’activité partielle a été mis en place avec les équipes d’Horoquartz. Nous avons dû créer ensemble des consignes pour répondre à la législation. La solution retenue est au final assez simple. »
« Le module HQ Interface est très important pour nous. Notre point d’entrée, c’est la gestion des temps car quand un nouveau salarié arrive, le besoin immédiat, c’est qu’il puisse badger. La paie est alimentée avec les données RH des salariés, et chaque mois avec les éléments variables de paie. Une interface de la paie vers la GT permet d’apporter certains éléments de reporting. » En complément, HQ Interface est utilisé pour alimenter les systèmes de contrôle d’accès, de notes de frais et de GMAO (gestion de maintenance assistée par ordinateur).
Mme Faure insiste sur l’aspect centralisateur d’eTemptation. « L’alimentation de la paie est fiable et le pilotage est central, ce qui nous permet d’agréger de nombreuses données, sur l’absentéisme par exemple. C’est vraiment une solution transverse. D’ailleurs, quand on parle d’Horoquartz, on en entend très souvent que du bien, ça n’est pas anodin. »
LE CLUB DES UTILISATEURS POUr SUIVRE LES ÉVOLUTIONS PRODUIT
Membre du Club des Utilisateurs depuis plusieurs années, Mme Faure apprécie de pouvoir échanger avec ses homologues. « Nous avons des problématiques communes. Le Club U, c’est aussi un véritable levier pour faire évoluer eTemptation. C’est très enrichissant, c’est un vrai plus. »
UNE SOLUTION INTÉGRÉE AVEC GESTION DES ACCÈS, DES ALARMES ANTI-INTRUSION, ET DE LA SUPERVISION
Les bâtiments importants en taille sont protégés par zones, les autres bâtiments sont protégés dans leur globalité. « Au total nous avons une centaine d’accès protégés. » Pour la détection-intrusion, des détecteurs volumétriques et des contacts de portes ont été installés. « Nous avons également installé des passages unipersonnels, des tripodes, et des portes à ventouses. » Les droits d’accès sont attribués par zones et par types de profils en fonction des métiers des collaborateurs et du site. » Je peux attribuer des droits ponctuels, dérogatifs, ça fonctionne bien. »
Une solution de contrôle d’accès uniforme
« J’utilise régulièrement le module de supervision qui m’informe via la télésurveillance qui reçoit les alarmes d’intrusions ou techniques. Il me permet de sortir des états facilement. Le lien avec la vidéosurveillance fonctionne bien. De mon côté, d’un point de vue fonctionnel, la prise en main à distance est simple d’utilisation. Nos sites sont sécurisés et nous avons une meilleure maîtrise des accès à nos locaux. Nous avions auparavant des difficultés à savoir qui avait quels droits, aujourd’hui c’est calé, c’est simple. J’ai une solution uniforme sur tous les sites, un vrai contrôle d’accès, fiable, stable, ergonomique dans son utilisation. »
Un site de production sous contrôle avec Protecsys 2 SUITE
Valinox Nucléaire utilisait déjà la solution de gestion des temps eTemptation et aujourd’hui, Protecsys 2 Suite, la solution de contrôle d’accès d’Horoquartz, sécurise les accès, contrôle les visiteurs, et protège les zones sensibles avec une vingtaine de portes, « les deux solutions communiquent entre-elles » ajoute Eric Codfert. « On ne peut pas rentrer dans le site sans passer par un accès contrôlé. »
Gestion multisite de la sûreté-sécurité
Vallourec Bearing Tubes, une usine voisine du groupe a également sécurisé certains de ses accès avec Protecsys 2 Suite. « La solution permet cette gestion multisite… cela prouve son évolutivité. Nous avons pu mettre en place une gestion globale multisite avec cette usine voisine » ajoute Eric Codfert.
Protecsys 2 Suite, simple de fonctionnement, fiable, intuitive et auditée tous les ans
« Le système est fiable et robuste… Nous avons un contrat de maintenance avec Horoquartz qui fait des visites de contrôle régulièrement. Nous sommes satisfaits de la solidité de l’installation. La solution est logique et intuitive … elle est auditée chaque année » conclut Eric Codfert.
Ce mode de fonctionnement était arrivé à ses limites sur le plan de la conformité et il générait un retraitement important des données, avec entre autres beaucoup de vérifications et de travail sous Excel avant saisie en paie.
Par ailleurs, un accord de modulation venait d’être mis en place et sa gestion devenait complexe sans outil dédié. Les structures voulaient également gérer des plannings optimisés en fonction des flux de clientèle.
Le choix d’une solution et d’une expertise
Le choix se porte sur eTemptation d’Horoquartz. « Nous avons apprécié la capacité du logiciel à s’adapter au contexte à gérer » témoigne Johanna Védrine, Responsable RH. « Par ailleurs, la solution fonctionnait déjà dans d’autres centres Leclerc avec des effectifs et des problématiques comparables et c’était pour nous une vraie garantie. » A la clé, des plannings optimisés et un gain de temps non négligeable.
« En rythme normal, la préparation d’un planning de 15 jours prend 30 minutes à un chef de rayon. Nous observons déjà une semaine gagnée en temps de saisie pour chacune de nos structures. »
La solution doit être moderne, fiable et intuitive, pour que la RH soit partie prenante de la vie de l’entreprise. Cdiscount choisit eTemptation et ses modules HQ Time, HQ Self-Service et HQ Interface. Au quotidien, les salariés bénéficient d’une meilleure visibilité sur leurs compteurs. Les managers utilisent des workflows adaptés pour valider les demandes d’absences et visualiser les plannings.
En parallèle, eTemptation permet la gestion des intérimaires, une population pouvant aller jusqu’à 1500 collaborateurs.
« C’est un cercle vertueux, tout le monde y gagne »
De multiples interfaces (contrats d’intérim, ERP, Cegid, Core RH SAP Successfactors…) permettent à la DRH de gagner un temps précieux, comme l’indique Vincent Beaupérin, Responsable paie et SIRH : « les données sont transmises automatiquement d’une solution à une autre, c’est fiable, rapide, efficace. Mes collègues peuvent se concentrer sur des missions de qualité. Les salariés ont gagné en transparence, en visibilité. C’est un cercle vertueux, tout le monde y gagne ».
L’enjeu est de taille : la solution de GTA doit supporter le contexte multisociété, s’interfacer avec la paie et automatiser des processus RH jusque-là réalisés à la main. Avec une équipe de référents, La belle-iloise établit un cahier des charges précis.
Le mot d’ordre : évolutivité ! Demain, l’outil choisi doit permettre de gérer les plannings des 80 magasins. Les modules HQ Time, HQ Self-Service et HQ Interface d’eTemptation sont déployés.
« L’équipe RH a divisé par deux le temps consacré à la gestion des temps »
A la clé, un vrai gain de temps et d’efficacité. Les managers et salariés gagnent en autonomie en consultant leurs compteurs en temps réel. Quant au service RH, il a supprimé les tâches répétitives et limité le risque d’erreur.
« Les équipes y passaient jusqu’à 2 heures par jour » précise Claudie Jan, DRH. « Aujourd’hui, il faut ½ heure, 1 heure maximum, pour tout traiter. » Une BI a également été développée en interne pour simplifier la gestion des coûts de personnel. « Les interfaces très fines possibles avec eTemptation permettent de gagner toujours plus de temps. Finis les tableaux Excel ! »
« Nous souhaitions avoir une autonomie complète dans l’exploitation et l’administration de la solution » précise Matthieu HUG, Human Resources – System & Process manager – Markem-Imaje.
Un outil apprécié par tous les types d’utilisateurs
« La solution répond aux attentes des salariés. J’apprécie sa capacité de personnalisation. Énormément de traitements sont gérés directement dans le système de gestion des temps et activités et nous évitent des ressaisies manuelles en paie. En outre, nous travaillons sous SQL, et eTemptation supporte aisément les montées de version malgré notre niveau de personnalisation. Nous avons un excellent taux de service, le système est très disponible. »
Enfin, des gains de productivité RH ont été obtenus : « une partie des ressources affectées à l’administration du personnel ont pu être repositionnées sur des taches à plus forte valeur ajoutée. Ceci est imputable aux gains de productivité réalisés grâce à l’outil et à l’intégration poussée avec la paie. On sait qu’on peut compter sur eTemptation sur lequel nous nous appuyons aussi pour la production du bilan social ».
MAÎTRISER la production par le pilotage de quatre ateliers en synchronisation avec l’ERP Nodhos
L’objectif était de s’équiper d’un outil de suivi de production capable de piloter les ateliers, l’avancement de la production et des en-cours, et de fournir des ratios de productivité, tout en communiquant avec la gestion des temps et l’ERP Nodhos.
Sokoa a déployé la solution eTemptation d’Horoquartz en 6 mois, avec le module de gestion des temps puis celui de suivi d’activité et d’optimisation de production qui été installé dans quatre ateliers aux activités différentes.
Les synchronisations avec l’ERP sont automatiques toutes les quinze minutes.
Les apports de la solution via le reporting
La solution permet de calculer des ratios de suivi de production et de libérer les BL. Elle donne le statut final à l’ERP et fournit également l’état d’avancement des productions, les en-cours, le taux de productivité par salarié. Le module fournit également le nombre d’heures totales travaillées.
Bénéfices et valeur ajoutée
Pour Marie-Louise Errequet : « HQ Activity est un bon outil de suivi d’activité. Il apporte une véritable analyse de la performance industrielle en fiabilisant les données d’activité. Il nous permet de nous ajuster aux prévisions et l’interfaçage des données avec notre ERP est automatique. La solution répond à nos attentes ».
En optant pour Protecsys 2 Suite d’Horoquartz, l’entreprise a déployé une solution complète de contrôle d’accès, vidéosurveillance et détection intrusion pour sécuriser l’accès et la mise en quarantaine de notre zone de production dite sensible. 20 lecteurs de badges et 10 caméras de vidéosurveillance ont été installés. Un système anti-passback garantit un niveau de sécurité maximal.
Une solution interfacée avec eTemptation d’Horoquartz
L’atout de la solution Protecsys 2 Suite est d’être interfacée avec le système de gestion des temps d’Horoquartz (eTemptation). « Grace à l’interface entre les deux solutions, il n’y a aucune ressaisie à prévoir dans Protecsys 2 Suite » se félicité Hervé Le Meur, Responsable informatique.
« En complétant le profil du salarié dans un seul outil, les données redescendent automatiquement dans l’autre, ce qui est vraiment simple d’utilisation ! »
Ce qui générait une perte de temps considérable ! Avec HQ Time, Leclerc Socodis automatise la gestion des présences suivant un modèle d’horaires fixes et annualisés. Les caisses sont gérées en horaires variables. Le Self-service libère les managers et décentralise la gestion. HQ Interface évite les doubles saisies et les risques d’erreurs en paie. Enfin, HQ Optimum permettra d’optimiser automatiquement les plannings.
Un accompagnement personnalisé pour faire adhérer les salariés
« Dans une grande société comme la nôtre avec un passé sans pointeuse, passer d’une autogestion des horaires à un système de badgeage nécessitait une explication pour qu’il n’y ait pas de malentendu et que la solution soit bien perçue comme un outil de fiabilité plutôt qu’un outil de surveillance » explique Robert Corda, gérant. « J’ai donc tenu à faire un accompagnement personnalisé et j’ai reçu individuellement les 250 collaborateurs pour leur présenter la solution et ses bénéfices. »
Le ROI est incontestable : près de 10 000 heures par an ont été économisées ! « C’est un gain de productivité évident, une fiabilité des éléments depuis leur collecte jusqu’à leur remontée en paie. »
La solution eTemptation est déployée : outre les modules HQ Time et HQ Self-Service, HQ Kiosk permet à tous les salariés d’accéder à leurs compteurs, même s’ils n’ont pas d’ordinateur.
Une interface avec la solution de gestion d’intérim Pixid assure le transfert des relevés d’activité des intérimaires. « Il est difficile de mettre en place un outil de gestion commun à plusieurs sociétés avec des fonctionnements différents » témoigne Christelle Fratini, Responsable Paie. « Horoquartz en est capable. »
Deux fois moins de temps consacré à la gestion des temps
« Le gain de temps est incroyable » confie Christelle Fratini.
« Nous divisons au moins par deux le temps que nous consacrons à la gestion des temps… Voire plus, si l’on tient compte des interfaces. On gagne en traçabilité, en transparence et surtout en fiabilité des données RH. Je connais Horoquartz depuis près de 20 ans et nous l’avons déployé depuis plusieurs années maintenant chez Watts Industries. J’ai confiance en leurs outils. D’ailleurs, Horoquartz, tout le monde connait aujourd’hui, ça n’est pas anodin ! »
En fin de mois, des imports sont effectués depuis eTemptation et les données sont transférées dans Sage pour lancer la paie.
Madame Pelletier, Responsable Paie, précise : « après un contrôle des heures et des absences qui ne nécessite pas plus de 10h par mois au global pour les 1000 salariés, l’interface avec la paie est très rapide. Lorsque les fichiers sont extraits de l’application, les données de nos 1000 salariés basculent vers la paie en 15 min ».
Un outil au service de la confiance des salariés
Au fil des années, les salariés ont constaté qu’ils pouvaient avoir confiance dans le système. Chaque mois, un relevé de leurs heures leur est fourni avec leur fiche de paie. Ils peuvent accéder à leurs compteurs à tout moment.
« Cela les rassure. S’ils sont en désaccord avec ce qu’on leur dit, on arrive toujours à leur fournir la preuve avec des copies d’écran, des états ou des relevés d’heures. Les questions concernent surtout les compteurs de démodulation de récupération : « J’ai fait 2 heures de plus la semaine dernière et je me demande si elles ont été prises en compte. »
Pour lutter contre les intrusions, les vols et le vandalisme dans ses établissements principaux, APICIL a équipé l’ensemble de ses accès «extérieurs» d’un contrôle d’accès par badge en entrée et sortie. Quelques accès ne nécessitent pas ce double contrôle et la sortie se fait par simple action sur un bouton poussoir.
Les accès aux parkings souterrains, limités en places, sont également contrôlés : les droits inscrits dans le badge conditionnent l’ouverture des portes automatiques.
Haut niveau de sécurité pour le Datacenter
Interdire l’accès aux données sensibles à toute personne non-autorisée est un enjeu majeur pour APICIL. C’est pourquoi les locaux les plus sensibles sont protégés par différents systèmes, dont des serrures électromécaniques équipées de cylindres sous organigramme associées à un contrôle d’accès par badge Horoquartz.
Pour l’accès au Datacenter, un sas sécurisé complète le dispositif et interdit l’accès direct à la zone sensible.
« Nous avions une seule badgeuse qui n’était pas interfacée avec la paie. Les déclarations étaient manuelles et les paiements étaient générés manuellement, il n’y avait aucun calcul automatique » précise Karine Gros, Responsable SIRH.
Le déploiement d’une solution adaptée au contexte
Après appel d’offres, la solution eTemptation est retenue avec le module de gestion des temps et d’interface avec la paie Hypervision ainsi que le module d’absences dématérialisées et de consultation avec 8 badgeuses.
La solution est personnalisée pour prendre en compte les différents réglementaires, « il y a autant de règles que de populations de salariés. Le déploiement s’est passé sans problèmes ».
PLUS DE TRANSPARENCE POUR LES SALARIES
« Le salarié consulte son relevé d’heures en toute transparence, il sait ce qu’il va avoir sur sa feuille de paie. Autrefois, les salariés posaient leurs congés sur des feuilles papier et le chef de service les validait à la main, cela prenait un temps infini. Au niveau RH, le temps gagné est lui aussi considérable car les calculs sont automatisés. Avec eTemptation, tout est simplifié, de la gestion quotidienne à l’accès aux données de tous les salariés de l’entreprise. La solution est ergonomique et facile d’utilisation. Nous sommes vraiment satisfaits. »
Après le déploiement du Self-Service permettant aux équipes de consulter leurs compteurs en temps réel et de poser leurs demandes d’absences, le suivi d’activité et l’interface paie sont installés. Un paramétrage très fin permet d’obtenir un outil 100% adapté aux besoins et aux spécificités de l’entreprise.
« Aujourd’hui, on ne pourrait plus s’en passer »
« Même si certains pouvaient y voir une charge de travail supplémentaire, tous les salariés en ont vite compris l’intérêt » indique Murielle Brunetti, Responsable Administration RH. « Ils ont constaté que l’outil était fiable, ils lui font pleinement confiance. Aujourd’hui, on ne pourrait plus s’en passer. »
Aujourd’hui, il n’y a pas de badgeage, les salariés déclarent leur activité réelle et leurs demandes d’absences dans eTemptation.
Le module de planning est utilisé par le service maintenance. Les éléments de la paie remontent vers eTemptation au quotidien grâce au module interface. « Les tâches sont automatisées, tout fonctionne bien » indique Alain Deschamps, Responsable Méthodes.
Des bénéfices tangibles
Les salariés gagnent du temps. Ils apprécient l’accès par internet. La justesse des données et l’affichage de leurs compteurs en temps réel sont également des points positifs. Les managers peuvent effectuer leurs contrôles plus simplement. L’affichage des plannings est plus clair. La mise à jour est automatique et simplifie le calcul des primes. Le gestionnaire de paie est rassuré, il dispose d’un meilleur calcul grâce à la fiabilité du transfert de données entre la gestion des temps et la paie.
Un système plus fiable qu’auparavant et plus performant.
« Aujourd’hui, les calculs sont automatisés et les 900 utilisateurs gagnent du temps. Il y a moins d’erreurs, nous avons un produit qui tourne et qui est fiable. »
« Il fallait verrouiller le contrôle d’accès du site de production, filtrer les visiteurs, pouvoir comptabiliser les personnes présentes sur site lors d’une évacuation incendie et limiter les territoires en fonction des postes et des horaires de la personne » précise Ludovic de Kergunic, Coordinateur Santé Sécurité Environnement, Alliance Oceane.
Après appel d’offre, la solution de contrôle d’accès Protecsys 2 Suite d’Horoquartz est choisie. Les premiers chantiers démarrent par l’installation et la définition des zones avec des groupes de droits d’accès, le système fonctionne rapidement en 3 mois.
Un usage apprécié des salariés pour un haut niveau de sécurité
Pour Ludovic de Kergunic, « plus on approche du cœur de production, et plus il est difficile d’y pénétrer ». Grâce à la solution de supervision, le site est sous contrôle. « Les salariés s’y sont habitués rapidement. Ils se sentent renforcés dans leur sécurité, notamment la nuit. La solution offre un très bon compromis pour une utilisation sans poste de garde et le niveau de sécurité est assez haut. Le produit est évolutif et le contrat de maintenance est efficace. Le système est fiable, le matériel également et nous sommes conformes aux normes IFS et Food Defense ».
L’enjeu : dynamiser la gestion des temps et des absences, faciliter le traitement de la paie
L’enjeu était d’améliorer la gestion des temps, d’optimiser et d’automatiser la gestion des absences, et de faciliter le traitement de la paie avec une interface automatique de déversement des informations dans le logiciel de paie. « Nous souhaitions améliorer une gestion des temps et des absences qui se complexifiait » précise Merih Gauter, Chargée de Ressources humaines.
Gain de temps pour les salariés, les managers, le service RH
Les modules de gestion des temps, de dématérialisation des demandes d’absence, et d’interface sont déployés en 3 mois. Les résultats sont au rendez-vous : une fois par semaine, l’extraction des informations est automatique et alimente la paie réalisée par l’expert-comptable. Les salariés effectuent leurs demandes d’absences plus rapidement et consultent leurs informations en temps réel. Les managers gagnent du temps. Le service RH gagne lui aussi un temps considérable et voit sa gestion au quotidien facilitée.
Des résultats à la hauteur des espérances
« Nous utilisons l’outil quotidiennement et il est très pratique. La solution est fiable, efficace, elle nous a apporté un gain de temps énorme notamment par rapport aux demandes de congés qui étaient auparavant traitées manuellement. L’objectif était de redynamiser, et cela a très bien fonctionné » conclut Merih Gauter.
