Profil : PME/PMI

MOINS DE SAISIES ET BEAUCOUP MOINS DE PAPIER

« Tous les enregistrements au niveau de la gestion des temps et des plannings se faisaient via Excel. Donc c’était très lourd à gérer et à collecte. C’était double, triple saisie avec des risques d’erreurs et des recontrôles à répétition. Donc c’était énormément d’énergie pour arriver à collecter les bonnes informations et à les retranscrire en paie » explique Jean-Christophe Chatel, directeur général du groupe.

Aujourd’hui,  les informations sont centralisées dans eTemptation permettant de gagner un temps précieux : « Pour la préparation des éléments de paie et la validation, je pense qu’on a gagné en tout 2 journées administratives par mois. »

UNE PLANIFICATION facilitée

Le module préféré des managers et de Jean-Christophe Chatel est sans aucun doute : le module planning. Tout est centralisé pour les différents entrepôts et les différentes équipes. Il est ainsi possible de visualiser le planning de manière globale et en temps réel. Cette vision unifiée permet un gain de temps.

Jean-Christophe Chatel insiste aussi sur l’ergonomie de la solution : « C’est bien plus ludique et ergonomique de travailler sur une interface comme Horoquartz que de faire ça sur un Excel. »

Garantir un fonctionnement simple

Le Self-Service a été déployé pour les administratifs et pour les salariés postés en journée représentant au total une centaine de salariés. Ils posent leurs congés qui sont ensuite validés ou refusés par les managers qui reçoivent un mail d’alerte. Le planning est mis à jour automatiquement au fur et à mesure des poses de congés. Dans le self-Service, les autres salariés visualisent leur planning et leurs badgeages. Ils ont aussi accès aux plannings de leurs équipes pour visualiser quels sont les collègues qui sont absents avant de poser leurs congés afin de les responsabiliser. Ils ont accès à leurs compteurs à jour, CP, congés anticipés, RTT, CET, ainsi qu’à leurs demandes acceptées ou en attente, ou encore au planning de l’équipe. 

Un outil de pilotage indispensable

« Les salariés se sont bien appropriés cette nouvelle version UX. Avec le Self-Service, ils sont plus autonomes et gagnent du temps. Nous avons supprimé les traitements papiers et il n’y a plus d’erreurs, c’est donc un gros gain de temps. La gestion est facilitée pour les managers. C’est très visuel comme application, transparent comme mode de fonctionnement et on ne pourrait plus se passer de cette solution. C’est un outil de pilotage indispensable ! Franchement, je recommande cette solution. Il y a pas mal de possibilités de fonctionnalités additionnelles et d’autres sont à venir. La solution est évolutive, on le sait ».

Gestion des temps et suivi d’efficience

Les salariés qui disposent d’un ordinateur déclarent leur présence et utilisent le Self-Service pour poser leurs congés et leurs jours de repos supplémentaires pour les cadres et certains agents de maitrise au forfait. 
Les managers déposent leurs congés via le Self-Service. Ils ont accès à leurs compteurs, aux plannings de leurs équipes, ils valident les demandes de congés.
« Au service RH, nous sommes 5. Au moment de la paie, nous nous assurons qu’il n’y a pas d’anomalies. Quand tout est bon, on bascule automatiquement vers la paie les congés posés, les jours enfants malades, les éléments variables de paie. »

Gain de temps pour le service RH, confort pour les salariés

« UX, c’est nouveau. Le salarié visualise sur son écran sa situation à date, le nombre de congés payés, la situation de son équipe. UX c’est facile d’appropriation, et même pour les RH, c’est bien mieux qu’auparavant. L’avantage c’est qu’on ne saisit plus rien à la main. Le gain de temps est évident. »
Les salariés sont satisfaits du service rendu par les RH, leur vie est simplifiée, les retours sont positifs : « Sur un plan social c’est la modernité qui arrive. Nous ne sommes plus à l’Age de pierre. Avant, les salariés ne se souvenaient jamais de leurs soldes de congés, ils nous le demandaient, aujourd’hui tout le monde est autonome.»

tenir compte des PARTICULARITÉS DE L’ACCORD D’ENTREPRISE

 » Nous avons des spécificités pour les personnes qui badgent en termes d’heures supplémentaires et de droits pour événements familiaux qui sont plus favorables que le droit du travail. Nous avons encore d’autres modalités qui ajoutent de la complexité de gestion « 

une automatisation des processus de gta

 » Au service RH nous utilisons la solution tous les jours. Je vérifie les anomalies en fonction des demandes des salariés, nous saisissons les absences liées à la sécurité sociale… Le bénéfice, c’est la fiabilité, l’outil ne plante jamais ! La solution gère désormais, après les ajustements de la première année, toutes nos spécificités, et ce n’était pas le cas avec les autres logiciels que nous avons connus. Il y a beaucoup moins d’écarts entre les compteurs d’eTemptation et du logiciel de paie, un temps précieux est gagné notamment lors de la bascule de fin d’année. « 

UN GAIN DE 2 à 3 JOURS PAR MOIS

 » Une fois par mois, le fichier de transfert est préparé, puis je l’intègre au logiciel de paie. En 10 mn, les 88 bulletins sont générés. Je gagne du temps. Avant, je devais saisir un fichier Excel, salarié par salarié, variable par variable, que je transférais au service du département qui ressaisissait et à nouveau je devais contrôler. On a gagné facilement 2 ou 3 jours par mois. « 

LE bon choix

pour Sophie Maillard :  » eTemptation est une solution conviviale qui nous fait gagner du temps. Les données sont fiabilisées, les horaires et les repos respectés et nous sommes en conformité avec le droit du travail. J’ai apprécié l’écoute, la proximité et la disponibilité des consultants d’Horoquartz. « 

La solution eTemptation offrait suffisamment de flexibilité pour permettre à la Chanvrière de garder la main sur certaines fonctionnalités et prendre en compte leurs cas de gestion.

UN FONCTIONNEMENT ADAPTÉ À LA STRUCTURE ET ÉVOLUANT EN MÊME TEMPS QUE SON ORGANISATION

La Coopérative est en activité 24h/24, 7j/7, une ligne de défibrage utilisée en 3/8 et un atelier d’ensachage de 9 formats différents. Avec le module HQ Activity, les opérateurs de production imputent leurs heures dans l’atelier sur les activités sur lesquelles ils interviennent. En parallèle il y a un suivi des taux d’arrêt. HQ Activity permet ainsi de visualiser les heures de production effectuées par les salariés et leur répartition sur les activités. Les plannings sont faits sur eTemptation par le responsable production.

HOTLINE RÉACTIVE, GAIN DE TEMPS ET CONFORT DE GESTION

« Les rendez-vous avec la hotline sont respectés, le jour même le plus souvent, parfois le lendemain. C’est rassurant et plus globalement, je sens que je suis bien accompagné. La direction est satisfaite à 100%. eTemptation nous apporte à la fois un gain de temps, un confort de gestion des RTT et des congés payés, et ce regard continu sur la gestion des temps que nous espérions. « 

« L’autre point qui a fait la différence était de savoir que les solutions Horoquartz tournent aussi bien dans des PME/PMI qu’au sein de grands groupes, avec une grande flexibilité d’adaptation » précise Pascal Prenveille, Responsable Industriel et Systèmes d’Information.

SIMPLIFICATION ET TRANSPARENCE

La gestion des temps est simplifiée et transparente. Il n’y a plus de risque d’erreurs ni d’allers-retours avec le service paie, ce qui était le cas auparavant lorsque des écarts entre les informations déclarées et l’activité réelle étaient constatés.

Le service RH peut s’assurer le respect des réglementations sociales. Pour les managers, c’est une vue globale de leurs ressources, des soldes de compteurs et une facilité de gestion de leurs équipes.

L’enjeu initial : automatiser les calculs liés à l’annualisation des temps de travail

Avec une forte saisonnalité, la Teinturerie Blanchisserie Biarrotte avait besoin d’un outil capable de gérer l’annualisation des temps de travail. Sur les conseils de ses confrères, TBB opte pour eTemptation.
Afin de ne pas bouleverser le quotidien de l’entreprise, Horoquartz prend en charge le paramétrage d’eTemptation.

« Nous avons affiné tous les paramètres, pour créer tous les petits suppléments dont j’avais besoin » explique la Présidente Nathalie Ransac. « Par exemple, j’avais l’habitude d’utiliser des codes couleurs précis. J’ai pu les reprendre dans eTemptation, de sorte que les plannings hebdomadaires que j’imprime pour les équipes sont presque identiques à ceux que je faisais sous Excel.» Avec des visuels si familiers, les salariés de TBB ont bien accueilli cette nouvelle solution.

De 2,5 jours par semaine à moins de 3 jours… par mois !

Avant eTemptation, Nathalie Ransac supervisait la gestion des temps et des plannings à la main, ce qui lui prenait 50% de son temps. « eTemptation, ça change la vie ! Ce qui me prenait un temps fou, je le fais désormais en quelques clics. De 2,5 jours par semaine, j’y passe aujourd’hui moins de 3 jours par mois. Je dispose d’une solution à la carte, parfaitement adaptée à l’utilisation que j’en ai au quotidien. J’ai la sensation de pouvoir vraiment me consacrer à la gestion de mon entreprise. »

La solution eTemptation répond aux besoins du métier

Elle facilite la gestion quotidienne de salariés majoritairement saisonniers. Les plannings des congés des équipes sont saisis en une seule fois. Elle retrace l’historique des contrats et permet une réutilisation des badges de saisonniers d’une saison à l’autre. Elle facilite le transfert des éléments en paie en tenant compte des métiers et des 50 schémas horaires.

Des bénéfices tangibles

eTemptation facilite la consultation de toutes les données RH, il permet le contrôle quotidien du pointage, la détection d’anomalies. Grace à l’interface avec la paie, les équipes RH gagnent du temps : « En 30 mn, je remonte automatiquement mes éléments variables du pointage vers la paie, nous avons économisé une demi-journée par mois » indique Viviane Dujean. Pour les salariés, le pointage des caisses est sans erreurs. Ils reçoivent une feuille mensuelle d’heures beaucoup plus complète qu’avant. Les badgeuses sont fiables et les employés ont confiance.

une solution fiable, un partenaire constant

« Horoquartz nous a apporté une solution très fiable. eTemptation répond bien à nos besoins métiers. Ce qui ressort d’Horoquartz, c’est la constance et la fiabilité. Nous sommes prêts à recommander cette solution. »

Le choix de la solution eTemptation d’Horoquartz s’est imposé naturellement.

« Je connaissais la solution pour l’avoir utilisée dans une société précédente, sur un effectif de 1800 personnes dans un contexte industriel, je savais donc qu’elle était totalement adaptée pour un contexte identique » précise Audrey Blanc, RRH. « Je souhaitais également choisir un prestataire reconnu. »

4 modules intégrés dans le SIRH

Tous les types d’horaires et d’absences ont été paramétrés dans le module HQ Time d’eTemptation. Tout est automatisé et transféré automatiquement en paie. Grâce au module HQ Interface, finis les risques d’erreur !

Le module HQ Self-Service de gestion des temps  donne de l’autonomie aux salariés. Enfin, le module HQ Access permet de simplifier le contrôle d’accès. « Le climat social s’est amélioré et nos salariés sont très attachés à l’outil. Avec eTemptation, nous avons vraiment trouvé l’outil qui pilote tous nos besoins de gestion opérationnelle. »

Horoquartz lui est recommandée. « Le commercial Horoquartz a été très réactif et m’a fait une démo tout à fait convaincante : un logiciel simple, efficace, complet qui répondait à mon cahier des charges, un produit adapté à ce que j’attendais, une ergonomie plaisante et un ordre de prix conforme à ce que j’avais imaginé. »

Une solution de gestion du temps qui s’inscrit dans un management à dimension humaine

CPM Industries est une société qui met l’humain au centre de ses priorités et adapte l’horaire aux contraintes personnelles de ses collaborateurs, une forme de temps choisi.

Côté support technique, Elise Hauters est très claire : « ce que je veux c’est qu’on m’allège d’obligations qui ne sont pas à valeur ajoutée : passer des heures pour expliquer les choses à l’un de mes clients ne me pose aucun problème car c’est mon job. En revanche, sur cette partie informatique et support, j’ai besoin d’un prestataire qui connaisse bien son métier et me libère du temps. En ce sens, le service Hotline Horoquartz est parfait ».

L’enjeu était de s’équiper d’une solution de gestion des temps permettant aussi de suivre l’activité des collaborateurs R&D.

La solution eTemptation répondant en tout point aux attentes fonctionnelles a été choisie avec notamment le module de suivi des activités de la R&D. « Le crédit impôt recherche (CIR) nous impose de suivre les activités sur les projets et d’établir des données justes en cas de contrôle. Le module de suivi d’activité nous permet de sortir des éditions correctes : état individuel des heures sur projets, édition du nombre d’heures effectuées par projet » précise Laurence Lo Monaco.

Les autres bénéfices observés

Des gains significatifs pour le service RH : « la paie représente une journée mensuelle de mobilisation alors qu’auparavant cela nous prenait cinq jours. Pour les tâches quotidiennes, nous avons gagné environ trois jours par mois ».

Plus de sécurité pour les salariés, un gain de temps pour les managers. Pour Laurence Lo Monaco : « les bénéfices se font surtout ressentir au niveau RH. La gestion pour nous est beaucoup plus simple, notamment pour établir la présence, pour suivre les congés. Et puis nous nous sentons accompagnés ».

Elle devait communiquer en temps réel avec l’ERP Silog et elle devait proposer un workflow de décentralisation des demandes de congés et s’interfacer avec la paie Silae.

Cinq portes devaient être aussi sécurisées avec un contrôle d’accès compatible. eTemptation répondant en tout point aux besoins énoncés, la solution est installée avec les modules de gestion des temps, d’interface (ERP et Paie), de Self-Service pour la digitalisation des demandes de congés. Protecsys 2 Suite, la solution de Sûreté d’Horoquartz, complète le dispositif pour le contrôle d’accès.

Un badgeage lié en temps réel à l’ERP Silog pour la gestion des OF

Au service production, le salarié badge pour déclarer sa présence sur Horoquartz. Il badge également dans son ERP pour le suivi des ordres de fabrication (OF). Tout est traité en temps réel.

De plus, « eTemptation fonctionne avec nos deux conventions collectives totalement différentes » indique Laurène Genin, Adjointe aux ressources humaines

« L’INTERFACE PAIE EST MAGIQUE »

Les salariés bénéficient d’un suivi informatique. Les managers gagnent en autonomie.

« Coté RH, j’ai un suivi en temps réel fiable. L’interface paie est magique. Les extractions sont précises à 100%. Je gagne 14h de travail par mois avec eTemptation. »

Pour gagner du temps, limiter le risque d’erreur, gagner en fiabilité et transparence, Bragard choisit eTemptation d’Horoquartz. « Nous voulions une solution évolutive » précise Alice-Laure Brondani, DRH. « Contrairement aux autres prestataires, Horoquartz propose des modules complémentaires de développement RH, comme la gestion des compétences ou de la formation. » Le déploiement d’une solution dématérialisée permet de gagner un temps précieux et de passer au zéro papier.

« Toutes les petites actions qui nous prenaient 10 minutes se font désormais en 30 secondes. » L’interface paie avec eTemptation est fiable. Les 55 salariés itinérants se sont pas oubliés et utilisent le badgeage sur smartphone grâce à mTemptation.

Une solution 100% adaptée et une vraie relation de confiance avec Horoquartz

« Il y a eu une vraie proximité » témoigne Alice-Laure Brondani. « La commerciale a été très réactive et la consultante très à l’écoute. Elle a fortement insisté sur l’importance d’un cahier des charges complet, précis, pour que la solution soit vraiment adaptée à nos besoins et spécificités. Nous savons que nous sommes accompagnés en cas de besoin, c’est rassurant. »

Le mode SaaS pour plus de confort

Les modules HQ Time et HQ Self-service donnent de l’autonomie aux salariés et permettent aux RH de gagner un temps précieux. Plus de ressaisies, moins d’erreurs, une gestion unifiée et simplifiée : chacun peut se recentrer sur des missions à forte valeur ajoutée. La gestion des temps en mode SaaS permet par ailleurs à BanTec de se dégager des contraintes techniques.

L’entreprise souhaitait fiabiliser l’information et mieux suivre ses activités de production, eTemptation est donc sélectionnée avec les modules de gestion des temps, de self-service collaboratif et de suivi des activités.

L’ergonomie et l’évolutivité de la solution fait la différence. Deux interfaces avec l’ERP Silog et avec la paie Sage sont prévues dès le départ.

Dans l’atelier, un suivi en en temps réel grâce au module de suivi d’activité

Grace au logiciel de suivi de production et à son interface avec l’ERP Silog, les ordres de fabrication (OF) sont générés par l’ERP et importés dans eTemptation. Chaque OF est édité et les opérateurs scannent des codes-barres à l’aide de douchettes connectées aux terminaux industriels Horoquartz.

Les données sont contrôlées en temps réel et rapatriées dans l’ERP pour obtenir un reporting final des temps passés sur une affaire et un coût de revient des pièces.

Le suivi des activités concerne aussi le personnel du bureau d’études.

« Auparavant les temps de fabrication étaient saisis manuellement… Aujourd’hui l’analyse des temps de production est fluide, les données sont fiabilisées, plus réelles, à l’instant T et plus précises » ajoute Samuel Falga, Resp. Informatique, et l’entreprise économise 2h de saisie par jour.