Une solution capable de gérer de nombreux règlementaires
« C’était la solution qui convenait le mieux à notre contexte et qui était capable d’intégrer les nombreux règlementaires liés à nos accords et à notre historique ». L’installation a nécessité la mise en œuvre de nombreux paramétrages pour couvrir cette diversité règlementaire. « Depuis, il n’y a pas eu de refonte de règlementaire sur cette longue période et cela démontre la puissance et la stabilité de l’outil qui est capable de gérer des règlementaires complexes dans la durée ».
Digitaliser encore plus avec la nouvelle version UX
« Je suis satisfaite car la solution est stable malgré notre accord collectif qui a aujourd’hui 22 avenants. L’accord sur les temps de travail a aussi une vingtaine d’avenants, ce qui donne un empilement de règles important. Cela prouve la robustesse du logiciel mais nous sommes conscients qu’il faut maintenant passer le cap et passer à la nouvelle version qui sera plus ergonomique et plus adaptée ». GrandLyon Habitat souhaite ainsi profiter de la mise en place de la nouvelle version UX d’eTemptation pour simplifier ses règles de gestion, obtenir de nouvelles fonctionnalités pour faciliter les saisies, optimiser les contrôles et responsabiliser les managers et les collaborateurs. Ce sera aussi l’occasion de déployer l’application mobile de gestion des temps, une bonne façon d’illustrer la digitalisation de la fonction RH pour les collaborateurs.
Une solution complétée avec l’optimisation des plannings
Le Département de la Savoie avait un enjeu très important pour faciliter la planification par les chefs d’équipes des agents de viabilité hivernale. Ces agents sont sous astreinte et ils sont régis par 300 règles très spécifiques ayant nécessité la création de groupes de travail et un effort important de paramétrage et de test. Précédemment, cette gestion des plannings nécessitait de multiples saisies dans plusieurs outils. Aujourd’hui les règles de gestion des temps sont respectées lors de l’élaboration des plannings, et l’outil fonctionne bien grâce aux alertes automatiques qui préviennent les chefs d’équipes chargés de la planification en cas de dépassement de temps d’un agent par exemple.
La version UX pour améliorer l’expérience collaborateur
Quels que soient les rôles cette version est très intuitive : « L’expérience utilisateur est plus moderne et intuitive, plus ergonomique, les informations sont plus claires. Les utilisateurs se sont formés tout seuls avec une plaquette d’information et une douzaine de tutoriels sous forme de vidéos de 1 mn présentant chaque rôle et chaque fonctionnalité. Horoquartz avait déterminé un panel de clients dont j’ai fait partie pour adapter au mieux l’IHM de cette version. Et aujourd’hui je retrouve bien dans cette version UX les fonctionnalités qui avaient été soulevées pour faciliter l’utilisation » précise Caroline Rubod.
« L’interface avec la gestion des temps est extraordinaire »
C’est ainsi que Sandrine Bruel qualifie la communication qui existe avec l’autre solution d’Horoquartz en place au Conseil départemental, eTemptation, qui assure la gestion des temps des agents. « Je trouve que cette communication est parfaite. Il suffit de créer l’agent dans eTemptation, ses données et son badge redescendent automatiquement dans le contrôle des accès de Protecsys 2 suite, ce qui supprime des ressaisies et des erreurs… »
Fiabilité et réactivité
«Nous n’avons pas de problème de fiabilité avec les matériels qu’il s’agisse des UTLs, des lecteurs, des cartes interfaces (GPI) ou des alarmes. En cas de difficulté, le système de prise en main à distance par les techniciens d’Horoquartz facilite les diagnostics, c’est vraiment très pratique… » nous confie Sandrine Bruel. Elle poursuit : « Nous sommes satisfaits de la solution et de son intégration avec eTemptation. Nos agents ne remarquent même plus le système tellement il fait partie de leur quotidien. Nous envisageons de le compléter par de la vidéosurveillance pour certaines zones où nous avons eu quelques vols. »
MIEUX MAITRISER LE RÈGLEMENTAIRE
Chaque région a son accord OATT (Organisation et Aménagement du Temps de Travail) et son règlementaire associé : « Certaines parties des règlementaires sont communes à chaque établissement mais il peut y avoir aussi des différences et des particularités propres à chaque département. Nous gérons en plus des règles de droit privé et public. La maîtrise du règlementaire était un aspect essentiel » nous indique Isabelle Forestier, chef de projet sénior chez Pôle Emploi.
Une CONSOLIDATION EN 5 ÉTAPES
Le remplacement de 3 solutions différentes et régionalisées de GTA vers un système unique et national s’est effectué au travers de 5 étapes de consolidation. Aujourd’hui la configuration associe des modules de gestion des temps, de workflow de demandes d’absences et d’interface avec la paie ADP. Le badgeage se fait sur des pointeuses physiques ou de façon virtuelle sur le self-service de l’application.
Une sATISFACTION MESURÉE AVEC UNE ENQUÊTE MENSUELLE
Pôle Emploi évalue la satisfaction des utilisateurs de ses applications au travers d’une enquête mensuelle. « Les résultats de cette enquête mensuelle placent eTemptation à la première place depuis des années sur au moins une vingtaine d’applicatifs » indique Isabelle Forestier. Les avis des utilisateurs dans cette étude sont unanimes : Horoquartz est une application fiable, robuste, disponible. « Leurs congés sont à jour, ils maitrisent leur temps, la solution est appréciée par tous. Il faut dire que chaque année nous apportons des améliorations à l’application pour les salariés ». De plus, la solution est disponible 5 jours sur 5, peu importe le fuseau horaire et quels que soient les horaires de travail.
L’enjeu était de sécuriser les accès de la mairie : la porte principale d’accès au public, et une seconde porte d’accès réservée aux élus et aux agents. « La porte principale était précédemment équipée d’une serrure à clé, dont des doubles étaient régulièrement refaits selon les besoins des agents et des élus. »
Un usage quotidien dans une interface simple
« J’utilise quotidiennement l’application Protecsys 2 Suite. J’ai accès à une cartographie du bâtiment avec une visibilité sur les serrures. Les informations remontent selon l’équipement choisi, et on peut intervenir à distance. Le logiciel est simple d’utilisation, il n’y a pas de problèmes pour attribuer les droits d’accès : à partir du moment où on a accès au profil c’est très rapide. J’ai plusieurs groupes d’utilisateurs avec des profils horaires différents, j’affecte l’agent, l’élu, le technicien, à un profil, je crée la carte. Je l’encode, je mets les droits d’entrée, c’est très simple. Chacun dispose de sa carte neutre. Les droits d’accès sont personnalisés pour les agents selon leurs horaires. Les accès aux bureaux intérieurs sont également personnalisés. Nous avons un contrat de maintenance. Je n’y ai eu recours qu’une seule fois pour un défaut bloquant, et en 1h c’était réglé ».
« Nous utilisions eTemptation 3.2. L’outil a bien changé depuis ! Nous voulions proposer de nouvelles fonctionnalités aux agents, de simplifier leur quotidien et de donner un vrai coup de jeune à nos applications. »
DE NOMBREUSES INTERFACES ENTRANTES ET SORTANTES POUR UN SIRH INTERCONNECTÉ
De multiples interfaces entrantes et sortantes sont mises en place pour connecter eTemptation au SIRH : avec le logiciel de paie HR Access, les logiciels de formation, de gestion de projets, de gestion des agents de travaux publics, la messagerie Outlook… « Il y a une forte adhérence au SIRH, c’est logique car la gestion du temps de travail occupe une place importante de notre quotidien. »
A LA CLÉ, UN QUOTIDIEN PLUS SIMPLE POUR LES AGENTS
« eTemptation est au coeur de la vie de l’agent dans la collectivité. L’expérience utilisateur est vraiment plus fluide. On a le ‘smile’ quand on utilise une application avec une telle ergonomie, ça donne le sourire de travailler sur quelque chose qui est joli. »
Il est également nécessaire de connaitre le nombre d’heures passées en suivi psychologique, médical ou social des stagiaires, de gérer les salariés de l’ESAT (qui ont une convention collective spécifique) et enfin les enfants accueillis. 400 autres usagers sont donc concernés.
eTemptation est la solution retenue, avec les modules HQ Time et HQ Self-Service. HQ Ressources est aussi envisagé pour gérer les contrats de courte durée.
« Si je décidais de supprimer eTemptation, ce serait la révolution ! »
D’abord perçu comme un outil « de flicage », eTemptation est désormais très apprécié des agents, qui visualisent leurs compteurs en temps réel et posent leurs demandes d’absences en quelques clics.
Ils visualisent leur planning 3 mois à l’avance. Les managers gagnent en autonomie et en efficacité. Les équipes RH ont quant à elle gagné jusqu’à 70% de leur temps ! « Les établissements se recentrent sur les bonnes pratiques, l’équité est garantie » se réjouit Stéphane Rigaud, référente GTA.
« Les IRP y voient d’ailleurs un bel outil social en matière de transparence. Si je décidais de supprimer eTemptation, ce serait la révolution ! »
eTemptation remporte l’appel d’offres : performance technique, badgeuses ergonomiques avec grand écran et conformité réglementaires sont au rendez-vous. Des workflows de gestion des congés et de corrections de pointages sont mis en place.
Le module de Self-Service permet par ailleurs aux agents de gagner en autonomie. Le module HQ Planning permet quant à lui d’établir des plannings justes, adaptés à la charge et équitables.
De vrais bénéfices pour les collectivités
Pour Jérémie Gachelin, DSI, le résultat est sans appel : « la solution est conforme aux règles de gestion des collectivités territoriales, le matériel est fiable et les objectifs de départ ont été remplis. La hotline est très réactive et nous apporte dans les temps une réponse précise à une demande précise. Lorsque les techniciens d’Horoquartz interviennent chez nous ils savent de quoi ils parlent. Nous sommes très satisfaits, aussi bien du matériel que de la relation avec les équipes de l’éditeur ».
Une carte unique pour étudiants et personnels administratifs
A l’origine du projet de contrôle d’accès se trouve la Léo Carte, carte étudiante commune et multi-usage. L’université de Rouen souhaitait également étendre son système de contrôle d’accès, mais disposait – pour des raisons historiques de construction de bâtiments – de 2 autres solutions concurrentes déjà en place.
« Il fallait que le fonctionnement soit indépendant du constructeur pour que la même carte puisse être lue par les différentes technologies de contrôle d’accès existantes et autoriser ainsi l’accès à l’ensemble des bâtiments protégés du campus » explique Cédric Houssier, RSSI.
L’Université de Rouen a retenu une technologie de carte Mifare® Desfire® EV1 qui lui permet d’être propriétaire des clés de chiffrement.
5 sites équipés de Protecsys 2 Suite
La solution Protecsys 2 Suite, qui répond à tous les critères, est retenue et déployée sur 5 sites. Une vingtaine de bâtiments et une centaine de portes sont équipés.
« En cas de besoin, l’équipe technique Horoquartz est très réactive. Elle a une véritable connaissance produit et travaille de façon autonome sur l’installation. Je n’ai pas besoin de les accompagner, ils savent ce qu’ils ont à faire et connaissent parfaitement l’installation en place. »
L’outil utilisé jusqu’alors nécessitait de planifier un conférencier dans 4 systèmes différents !
« Le module HQ Ressources proposé par Horoquartz répondait bien aux fonctionnalités attendues » indique Sylvie Durand, Directrice des Systèmes d’Information.
Ce projet de planification devait par ailleurs s’intégrer avec les applications métiers utilisées dans les musées, notamment avec le logiciel Dièse de la société IT4culture.
Moins de saisie, plus de proactivité
« Avec eTemptation, nous sommes en mesure au mois de juin de proposer au musée un premier niveau de planification des conférenciers pour l’année suivante » précise Cléa Richon, Directrice Adjointe des Publics et du Numérique. La RmnGP gagne désormais une semaine de saisie par trimestre avec sa solution de gestion des plannings.
La productivité apportée vis-à-vis des différents acteurs est le deuxième axe d’amélioration visible constaté.
Ce qui a fait pencher la balance : le choix d’un prestataire reconnu, une solution fiable, intuitive et surtout évolutive. « Le déploiement a été satisfaisant en termes de qualité et de délai. La formation sur l’utilisation de l’outil et son paramétrage était tout à fait adaptée » explique Sylvie Ledos, gestionnaire RH.
Une solution SaaS pour se décharger des contraintes techniques
Avec le SaaS, l’OPALY a privilégié le confort. « On nous avait dit ‘vous ne vous occuperez de rien’ et je vous confirme : on ne s’occupe de rien ! » Grâce aux formations, la solution de gestion des temps sur le cloud a été très bien accueillie par les collaborateurs.
Au global, les bénéfices sont très concrets : « maintenant tout est automatisé, l’outil nous fait une restitution des absences, présences, arrêts maladie. Nous avons un suivi du crédit d’heures par population, les reliquats, les reports, les forfaits, c’est un vrai gain de temps! Je gagne au moins 8 jours chaque début d’année ! »
Une administration individualisée des accès avec Protecsys 2 Suite
Lecteurs de badges, ventouses, verrouillage mécanique, gâches électriques, tous les accès sont désormais contrôlés et sécurisés. Les UTL et les cartes GPI sont regroupées dans un local serveur. Chaque badge attribué à un chercheur contient les droits d’accès définis dans Protecsys 2 Suite. Chaque utilisateur peut donc accéder à son site et à toutes les portes d’entrée et SAS autorisés.
LA GARANTIE DU CONTRAT DE MAINTENANCE
Sur place, le référent Patrimoine gère le logiciel Protecsys 2 Suite. Il suit les bâtiments grâce au logiciel de supervision. « Nous avons un contrat de maintenance avec Horoquartz… Les équipes d’Horoquartz effectuent au moins une visite par an au cours de laquelle ils vérifient le matériel de contrôle d’accès. »
Des utilisateurs satisfaits par le contrôle d’accès
« Le contrôle d’accès nous satisfait tous. Les objectifs sont entièrement remplis. Notre référent, qui gère l’application n’a jamais remonté de points négatifs. Les utilisateurs ne nous sollicitent pas non plus. La maintenance préventive est très efficace » précise enfin Jean-Marc Piana.
Avec son ergonomie, sa facilité de paramétrage des profils horaires, sa borne très intuitive pour le personnel pas toujours rodé aux outils informatiques et son interface avec la solution de paie Sedit RH de Berger Levrault, le choix s’est naturellement porté sur Horoquartz, comme l’explique Sylvain Manabre, DSI.
Un gros travail de consolidation des bases et d’harmonisation des réglementaires est réalisé en amont du déploiement. « Au final, une grosse mobilisation des équipes DSI de Compiègne pour coordonner le déploiement, une belle implication de la RH dans la formation, mais aussi une chef de projet chez Horoquartz qui a su orchestrer et mener à terme avec satisfaction cette mise en place plutôt complexe. »
Un package dédié aux collectivités territoriales
Le package COTER d’Horoquartz mis en place sait prendre en compte les spécificités des collectivités : gestion des horaires fixes, variables, cycliques d’une semaine sur l’autre, temps partiels, calcul de primes (en fonction du nombre de jours de présentéisme de l’agent), arrêts de travail, calcul des impôts.
La Ville et la Communauté d’Agglomération de Compiègne ont choisi Horoquartz et sa solution de gestion des temps SaaS : « pas d’exploitation quotidienne, un service associé qui va bien, une externalisation complète, un vrai confort et du temps dégagé pour nous recentrer sur notre métier ».
Déjà utilisateur d’eTemptation d’Horoquartz pour la gestion des temps des agents, le Conseil Département du Morbihan se tourne naturellement vers Protecsys 2 Suite d’Horoquartz.
L’Hôtel de Ville de Vannes est choisi comme premier site pilote. « P2S a répondu à tous nos critères et aussi à des potentiels besoins ultérieurs comme le contrôle en entrée et en sortie avec des états des présents à un instant T ou encore la détection-intrusion. Nous avons donc signé avec Horoquartz. Evidemment, le fait que les agents avaient déjà des badges pour pointer était un atout supplémentaire car nous conservions la compatibilité avec l’existant » explique Franck Enjalbert, Chef de projet informatique.
11 sites parfaitement sécurisés avec Protecsys 2 Suite
L’expérience avec le site pilote ayant été un succès, le déploiement est étendu à 11 sites. 130 accès sont contrôlés par badge ou code. 12 profils horaires et plus de 50 groupes d’accédants sont paramétrés dans l’outil.
Les règles de contrôle d’accès édictées par l’équipe projet ont été votées par les élus. Cette procédure s’est accompagnée d’une forte communication auprès des agents et des élus, afin de garantir une transition fluide. « Comparativement aux clés, le système Protecsys permet plus facilement d’attribuer ou de retirer des droits, et ça se fait instantanément ! »
« Nous avons donc réfléchi à des solutions de sécurité compatibles avec une carte multiservice de technologie DESFIRE® » précise Nathalie Gauthey, DSI.
Après un appel d’offres, Horoquartz est retenue avec sa solution de contrôle d’accès Protecsys 2 Suite. Une offre évolutive et conforme aux recommandations de l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’information).
Aujourd’hui, les 4 sites sont équipés du contrôle d’accès. Les entrées des 8 bâtiments du site principal et des 3 sites secondaires sont sécurisées. Plus de 60 portes sont équipées de 4 types de serrures autonomes, des lecteurs de contrôle d’accès permettent d’ouvrir les barrières et les parkings de Vauban.
De nombreux avantages
Le Badge DESFIRE® qui existait déjà via une carte multiservice permet désormais de donner accès aux étudiants et au personnel, aux locaux.
La sécurité est accrue : « tous les services sont contrôlés ainsi que nos points sensibles. Nous gérons les accès à l’heure près ».
Il y a 80 % de vols en moins et la solution est souple, fiable, et réclamée par tous. Pour Nathalie Gauthey : « Horoquartz est une entreprise sérieuse qui répond à nos attentes et nous accompagne. Le bilan est tout à fait positif ».
Une gestion des temps multisite et multiprofil
L’ESID de Metz a choisi eTemptation lors de la réorganisation du service.
Jusqu’alors, les 11 sites utilisaient des solutions différentes, voire pas de solution du tout. L’enjeu était double : il fallait pouvoir gérer les horaires variables des personnels civils et gérer la situation de prise d’armes (SPA) des militaires de manière notamment à savoir à un instant donné qui est présent sur le site, civils ou militaires.
Avec la dématérialisation des demandes, la gestion des congés et des absences devait également être optimisé tout en réduisant les circuits papiers. L’ESID de Metz utilise aujourd’hui une version full web d’eTemptation avec les modules HQ Time pour la gestion des temps et HQ Self-service pour la gestion des congés.
Une solution uniforme, qui donne de la souplesse aux salariés
Les utilisateurs ont confiance, le compteur de temps intéresse beaucoup. Les personnels qui badgent bénéficient de plus de souplesse. Ils peuvent consulter sur la badgeuse leurs mouvements d’entrée ou de sortie ou un oubli de pointage.
Ils peuvent consulter également leurs soldes de congés. Les militaires peuvent aussi suivre leurs permissions. La dématérialisation de la situation de prise d’armes est utile pour les valideurs qui peuvent savoir qui est présent et effectuer leur suivi avec le planning. « Je suis satisfaite, la solution répond au besoin, c’est uniformisé » conclut la Correspondante et Conseillère des Systèmes d’Information et Communication.
eTemptation, une migration bien préparée et un bilan positif
L’objectif était d’effectuer une migration iso-fonctionnelle et iso-périmètre de Temptation en client/serveur vers eTemptation.
« Le déploiement s’est bien passé en 4 jours » se félicite Hélène Boisdy, Chef de Projets. Aujourd’hui, la solution eTemptation est ergonomique. La gestion des horaires variables est simplifiée, des listes de contrôle, des éditions de plannings d’absences sont disponibles. « La solution est évolutive. Nous en sommes satisfaits. »
Piloter les accès et l’anti-intrusion en multisite avec Protecsys 2 Suite en liaison avec la gestion des temps
La ville a également souhaité contrôler et sécuriser l’accès à certains de ses sites avec Protecsys 2 Suite qui a été installée sur 10 bâtiments : sécurisation et anti-intrusion.
« L’interface est conviviale et ergonomique. Le support est efficace. Nous avons augmenté la sécurité. Un seul badge est utilisé pour les accès et pour la gestion des temps. La supervision se fait en temps réel. La solution est fiable et fonctionne bien » précise Valérie Malle, Chef de projet.
Catherine Cambot, responsable du service applications, conclut : « ces deux projets se sont très bien déroulés. Horoquartz est un fournisseur fiable. »
L’enjeu
L’objectif du projet était de mettre en place un système sécurisé capable d’intégrer les directives nationales édictées par l’ANSII (Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d’Information). Il devait permettre l’utilisation de la nouvelle carte professionnelle à puce RFID du Ministère de l’Intérieur comme support d’accès sans contact.
« L’offre d’Horoquartz était conforme aux prescriptions du cahier des charges relativement élevées en matière de sécurité. Protecsys 2 Suite a remporté le marché » précise Yves Richard, RSSI.
Un déploiement optimal dans un délai très court intégrant la nouvelle carte professionnelle du Ministère
« Pour le déploiement, nous avons fonctionné par zones à sécuriser, certains bureaux et certaines zones ont été contrôlés sur les 2000 m² environ de surface totale des 2 bâtiments. Il a été opéré de manière collaborative et efficace dans un délai très court » indique Yves Richard. « Il fallait aussi que l’application Protecsys sache gérer la carte professionnelle individuelle. »
UN OUTIL FIABILISE ET CONFORME ANSII
« Aujourd’hui, nous bénéficions d’un réseau de sécurité bâtimentaire qui n’existait pas précédemment. L’outil applicatif est fiabilisé et conforme aux directives édictées par l’ANSII. Le matériel de contrôle d’accès est fiable, sûr et maintenu, je suis tout à fait satisfait de cette coopération et de ce choix d’un point de vue de sa mise en œuvre technique, applicative, et humaine ».
L’enjeu était de répondre aux contraintes suivantes : nombre important de statuts différents, diversité des horaires, évolution de la réglementation et multiplication de règlements propres à chaque site. Pour la sécurisation des accès aux locaux, la solution Protecsys 2 Suite d’Horoquartz a aussi été installée sur certains sites.
La richesse fonctionnelle standard d’eTemptation
Après avoir déployé la solution eTemptation site par site, la DGA a souhaité migrer vers la dernière version web et centraliser son exploitation sur un serveur unique, avec harmonisation des réglementaires des 20 sites.
La DGA utilise les modules de gestion des temps, de planification du personnel au centre d’essai de Saclay, de dématérialisation des demandes d’absence, de suivi d’activité de la Marine Nationale et d’interface avec les référentiels Paie et SIRH en place.
Les bénéfices :
La solution est fiable et sécurisante. « Très ouverte, la solution bénéficie de beaucoup d’automatisation. Plus de ressources sont ainsi disponibles apportant des gains de temps énormes » précise Franck David, Responsable Qualité chez Horoquartz.
Pour René Peslier, Directeur du Projet Geisha : « Je suis très satisfait des équipes d’Horoquartz dont le professionnalisme est en accord avec celui de la DGA en matière de gestion et de conduite de projets. »
Jusqu’alors, chaque fin d’année, chacun des 1350 agents devait compléter une fiche pré-remplie par les gestionnaires, qui était ensuite saisie dans le logiciel.
Une charge de travail colossale à laquelle s’ajoutaient les écarts de soldes de congés entre les versions papier et informatique. Le self-Service de gestion des temps eTemptation est donc déployé. Un gros effort de formation et de transfert de compétences est réalisé.
Jusqu’à 3 semaines gagnées
« Nous avons gagné 3 semaines de travail à temps plein pour un agent RH : il n’y a plus de saisie manuelle des congés et de vérifications. Désormais tout est disponible sur le logiciel et le traitement des écarts en fin d’année entre les fiches papier et les données eTemptation n’est plus nécessaire. Par ailleurs, nous disposons de toutes les statistiques nécessaires sur les comptes épargne temps déposés ou consommés ou sur les heures écrêtées par exemple » précise Mathieu Trotot, Responsable du service gestion du temps et des rémunérations.
Il mentionne également un gain de papier très important grâce à la digitalisation. « La solution est fiable et adaptée à notre structure. Les compteurs fonctionnent bien, les fonctionnalités dont nous avions besoin sont présentes, il n’y a pas de difficulté. »
Protéger nos ressources sensibles dans une logique de sûreté
Patrick de Carné, Directeur technique de l’Université Paris Descartes indique : « notre besoin initial en termes de contrôle d’accès et de vidéosurveillance était de protéger les ressources sensibles à l’intérieur des bâtiments, avec la logique d’obstacle et de gestion des droits par profil permettant de filtrer dynamiquement l’accès à une zone ».
Après une consultation publique, la solution Protecsys 2 Suite est choisie pour le contrôle d’accès et complétée par le logiciel Camtrace pour la vidéosurveillance. Les deux solutions sont déployées en parallèle sur quelques sites avec au départ une logique centralisée puis avec délégation sur les sites distants.
Aujourd’hui tous les sites bénéficient d’un contrôle d’accès soit environ 1000 obstacles sur Paris Descartes, la moitié étant gérée par Horoquartz. Protecsys 2 Suite est piloté par le service informatique en central qui administre la segmentation et la gestion des profils des usagers en relation avec Horoquartz.
Les bénéfices perçus
« Techniquement les solutions et matériels proposés par Horoquartz sont fiables. Je n’ai jamais mis en cause la fiabilité du dispositif, et je n’ai jamais été confronté à de vrais blocages ou des difficultés. Horoquartz a répondu parfaitement à nos attentes et le gain est énorme. Le service pressenti a été fourni. Horoquartz est un partenaire sur lequel on peut compter à 100%. »
Se doter d’un véritable outil pour gagner du temps et de la conformité
C’est en remplacement d’un outil obsolète et limité que la mairie de Joinville-le-Pont a adopté eTempora et son module de Self-Service.
Un vrai plus permettant aux managers de valider les absences sur écran et non plus sur papier, mais aussi un moyen de suivre la présence ou l’absence de leurs agents en temps réel.
Le module HQ Interface évite quant à lui les doubles saisies et assure le transfert en paie.
Des bénéfices pour tous
« eTempora met fin à l’ère du papier : c’est plus de 1500 feuilles par an qui inondaient le service RH et qui occupaient un agent à temps complet. Aujourd’hui, ce gestionnaire peut se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée et à son vrai métier » témoigne Monsieur Tazamoucht, Responsable du Service du Personnel.
La solution eTempora d’Horoquartz est un vrai progrès pour la mairie et même s’il y a eu une appréhension légitime au démarrage, tout le monde s’accorde à reconnaître son utilité aujourd’hui.
Même les agents qui refusaient de badger avant ont finalement pris conscience de tous les avantages de la solution ; par exemple, pouvoir récupérer des heures, ce qui leur était impossible jusque-là !
La solution eTemptation d’Horoquartz bénéficiait de plusieurs différentiateurs : une interface avec le logiciel de paie Sedit-Marianne (seul éditeur à proposer cette interface), et un package CoTer spécialement adapté aux contraintes réglementaires des collectivités (temps variable pour le personnel administratif, débit/crédit des heures, annualisation, diverses possibilités de paramétrage des plages de travail…).
« Il y avait beaucoup de dysfonctionnements que nous ne pouvions que constater sans avoir les moyens de les prouver ni de les corriger. La solution Horoquartz nous a beaucoup aidés dans ce sens » témoigne Florence Canestrelli, Cheffe du service gestion administrative du personnel.
Une solution bien acceptée par les agents et une équité garantie
« Les agents ont bien accueilli l’outil, tant pour le badgeage que pour la pose de congés, appréciant de pouvoir être autonomes et de suivre leurs compteurs en temps réel. Et d’ailleurs, certains agents qui ont été transférés dans la Communauté d’Agglomération qui ne possède pas (encore) la solution Horoquartz, expriment leur regret d’avoir perdu cette autonomie pour revenir à un modèle papier classique. »
