besoin : Planning

CENTRALISER L’INFORMATION RH

L’entreprise recherchait un outil de gestion des congés mais également une solution permettant de gérer l’activité et centraliser l’information. «  Nous avions besoin de libérer les outils annexes et rapatrier toutes les informations au même endroit par des flux fiables. C’était soit utiliser des fichiers Excel partagés, soit faire confiance à la RH. Mais cette solution n’était pas viable dans la durée. De plus, le logiciel de paie n’était pas assez robuste  » ajoute-t-elle.

gestion rh et paie facilitÉe

“ Il est loin, le temps où on passait une matinée à saisir les jours de congés, calculer les soldes de congés des salariés  » nous confie Amaïa GOTI. «  Aujourd’hui, nous sommes passés de la saisie sans valeur ajoutée à l’analyse, avec un meilleur suivi et c’est bien plus intéressant ” . Avec l’outil, une vue généralisée s’offre à tous les collaborateurs à l’instant t. eTemptation s’interface bien avec le logiciel de paie ADP et son module Hypervision. 

Elle poursuit : «  pour les managers, c’est autant de temps gagné notamment au niveau des heures, du fait d’une meilleure planification. Ils peuvent superviser et mieux allouer les ressources.” 

Tous les salariés de Degrenne France, répartis entre les différentes usines, bureaux administratifs et 19 boutiques, utilisent eTemptation : consultation des compteurs, demandes d’absence, saisie des temps de présence, etc. « Dans l’outil, nous visualisons rapidement les compteurs d’annualisation, de congés, les majorations de dimanche travaillés et de jours fériés travaillés, cela nous permet d’automatiser et de fiabiliser l’information avant qu’elle ne se déverse dans la paie via l’interface. eTemptation récupère automatiquement les informations sur la période donnée et on lance le traitement qui ne prend que quelques minutes. En sortie, la paie est fiable. »

UN OUTIL SOUPLE POUR UNE GESTION PLUS FLUIDE

« Le retour majoritaire c’est que l’outil est convivial et très logique. Il est simple d’utilisation. Pour les managers, l’utilisation de l’outil est fluide. Ils suivent les plannings de leurs équipes. La gestion est plus facile. Au service RH, la gestion est également plus facile. C’est finalement un gain de temps pour tout le monde. »

L’ÉQUIPE HOROQUARTZ A L’ÉCOUTE

Sabine Lebossé souligne la qualité du suivi de projet par les consultants Horoquartz, depuis la phase de paramétrage jusqu’à aujourd’hui. «  Cet accompagnement continue. Par exemple, avec la crise du Coronavirus, des points de ventes ont fermé, la production s’est arrêtée, ce temps-là a été identifié comme activité partielle. Le paramétrage de l’activité partielle a été mis en place avec les équipes d’Horoquartz. Nous avons dû créer ensemble des consignes pour répondre à la législation. La solution retenue est au final assez simple. »

Ce mode de fonctionnement était arrivé à ses limites sur le plan de la conformité et il générait un retraitement important des données, avec entre autres beaucoup de vérifications et de travail sous Excel avant saisie en paie.

Par ailleurs, un accord de modulation venait d’être mis en place et sa gestion devenait complexe sans outil dédié. Les structures voulaient également gérer des plannings optimisés en fonction des flux de clientèle.

Le choix d’une solution et d’une expertise

Le choix se porte sur eTemptation d’Horoquartz. « Nous avons apprécié la capacité du logiciel à s’adapter au contexte à gérer » témoigne Johanna Védrine, Responsable RH. « Par ailleurs, la solution fonctionnait déjà dans d’autres centres Leclerc avec des effectifs et des problématiques comparables et c’était pour nous une vraie garantie. » A la clé, des plannings optimisés et un gain de temps non négligeable.

« En rythme normal, la préparation d’un planning de 15 jours prend 30 minutes à un chef de rayon. Nous observons déjà une semaine gagnée en temps de saisie pour chacune de nos structures. »

L’enjeu est de taille : la solution de GTA doit supporter le contexte multisociété, s’interfacer avec la paie et automatiser des processus RH jusque-là réalisés à la main. Avec une équipe de référents, La belle-iloise établit un cahier des charges précis.

Le mot d’ordre : évolutivité ! Demain, l’outil choisi doit permettre de gérer les plannings des 80 magasins. Les modules HQ Time, HQ Self-Service et HQ Interface d’eTemptation sont déployés.

« L’équipe RH a divisé par deux le temps consacré à la gestion des temps »

A la clé, un vrai gain de temps et d’efficacité. Les managers et salariés gagnent en autonomie en consultant leurs compteurs en temps réel. Quant au service RH, il a supprimé les tâches répétitives et limité le risque d’erreur.

« Les équipes y passaient jusqu’à 2 heures par jour » précise Claudie Jan, DRH. « Aujourd’hui, il faut ½ heure, 1 heure maximum, pour tout traiter. » Une BI a également été développée en interne pour simplifier la gestion des coûts de personnel. « Les interfaces très fines possibles avec eTemptation permettent de gagner toujours plus de temps. Finis les tableaux Excel ! »

MAÎTRISER la production par le pilotage de quatre ateliers en synchronisation avec l’ERP Nodhos

L’objectif était de s’équiper d’un outil de suivi de production capable de piloter les ateliers, l’avancement de la production et des en-cours, et de fournir des ratios de productivité, tout en communiquant avec la gestion des temps et l’ERP Nodhos.

Sokoa a déployé la solution eTemptation d’Horoquartz en 6 mois, avec le module de gestion des temps puis celui de suivi d’activité et d’optimisation de production qui été installé dans quatre ateliers aux activités différentes.

Les synchronisations avec l’ERP sont automatiques toutes les quinze minutes.

Les apports de la solution via le reporting

La solution permet de calculer des ratios de suivi de production et de libérer les BL. Elle donne le statut final à l’ERP et fournit également l’état d’avancement des productions, les en-cours, le taux de productivité par salarié. Le module fournit également le nombre d’heures totales travaillées.

Bénéfices et valeur ajoutée

Pour Marie-Louise Errequet : « HQ Activity est un bon outil de suivi d’activité. Il apporte une véritable analyse de la performance industrielle en fiabilisant les données d’activité. Il nous permet de nous ajuster aux prévisions et l’interfaçage des données avec notre ERP est automatique. La solution répond à nos attentes ».

Ce qui générait une perte de temps considérable ! Avec HQ Time, Leclerc Socodis automatise la gestion des présences suivant un modèle d’horaires fixes et annualisés. Les caisses sont gérées en horaires variables. Le Self-service libère les managers et décentralise la gestion. HQ Interface évite les doubles saisies et les risques d’erreurs en paie. Enfin, HQ Optimum permettra d’optimiser automatiquement les plannings.

Un accompagnement personnalisé pour faire adhérer les salariés

« Dans une grande société comme la nôtre avec un passé sans pointeuse, passer d’une autogestion des horaires à un système de badgeage nécessitait une explication pour qu’il n’y ait pas de malentendu et que la solution soit bien perçue comme un outil de fiabilité plutôt qu’un outil de surveillance » explique Robert Corda, gérant. « J’ai donc tenu à faire un accompagnement personnalisé et j’ai reçu individuellement les 250 collaborateurs pour leur présenter la solution et ses bénéfices. »

Le ROI est incontestable : près de 10 000 heures par an ont été économisées ! « C’est un gain de productivité évident, une fiabilité des éléments depuis leur collecte jusqu’à leur remontée en paie. »