Ils témoignent !
Dématérialisation de la gestion d'absences dans un Conseil Départemental
Le Conseil Départemental de la Nièvre emploie 1350 agents et 310 assistants familiaux se répartissant sur 2 sites principaux à Nevers, 11 sites d’actions médico-sociale et une vingtaine de sites dédiés à l’entretien routier.
Pour optimiser la gestion des temps, limiter l’usage du papier et surtout donner plus d’autonomie aux agents, le CD de la Nièvre a choisi eTemptation et son module Self-Service.
Dématérialiser les absences
Déjà utilisateur d’eTemptation, le Conseil Départemental de la Nièvre souhaitait aller plus loin en dématérialisant au maximum la gestion des absences.
Jusqu’alors, chaque fin d’année, chacun des 1350 agents devait compléter une fiche pré-remplie par les gestionnaires, qui était ensuite saisie dans le logiciel.
Une charge de travail colossale à laquelle s’ajoutaient les écarts de soldes de congés entre les versions papier et informatique. Le self-Service de gestion des temps eTemptation est donc déployé. Un gros effort de formation et de transfert de compétences est réalisé.
Jusqu’à 3 semaines gagnées
« Nous avons gagné 3 semaines de travail à temps plein pour un agent RH : il n’y a plus de saisie manuelle des congés et de vérifications. Désormais tout est disponible sur le logiciel et le traitement des écarts en fin d’année entre les fiches papier et les données eTemptation n’est plus nécessaire. Par ailleurs, nous disposons de toutes les statistiques nécessaires sur les comptes épargne temps déposés ou consommés ou sur les heures écrêtées par exemple » précise Mathieu Trotot, Responsable du service gestion du temps et des rémunérations.
Il mentionne également un gain de papier très important grâce à la digitalisation. « La solution est fiable et adaptée à notre structure. Les compteurs fonctionnent bien, les fonctionnalités dont nous avions besoin sont présentes, il n’y a pas de difficulté. »
Les enjeux
- Prendre en compte les spécificités des collectivités territoriales
- Dématérialiser les demandes et validations d'absences
Les bénéfices
- Transparence pour les agents
- Gain de temps
- Suppression de processus papier
- Délégation efficace auprès des chefs de service
- Autonomie des équipes du Conseil Départemental dans la personnalisation de l'outil
« Nous avons gagné 3 semaines de travail à temps plein pour un agent RH »