Clients avec une volumétrie importante : comment Horoquartz garantit la performance technique de ses solutions et des temps de réponse optimisés ?
En tant que concepteur et éditeur de logiciels, Horoquartz se doit de garantir la stabilité de ses solutions et leur efficacité en tenant compte des contraintes de performances et des évolutions technologiques.
eTemptation a démontré sa capacité à absorber des volumétries très importantes chez des clients qui gèrent aujourd’hui jusqu’à 100 000 salariés dans la même base de données, avec parfois plusieurs centaines voire milliers d’utilisateurs connectés.
Alors, comment garantir cette performance technique et des temps de réponse adaptés quelle que soit la configuration.
Entretien avec Franck Guibert, responsable du service Architecture chez Horoquartz.
Comment êtes-vous en mesure de définir une architecture cible performante pour vos clients, en particulier quand vous êtes en présence de volumétries importantes ?
« L’élaboration d’une architecture cible tient compte de la taille de l’entreprise, des sollicitations et des modules de la suite eTemptation déployés pour un client donné. Les benchmarks y prennent une part prépondérante. Notre préoccupation première est bien que nos solutions répondent à la demande du client en partant d’une problématique de volumétrie donnée. En particulier, nous faisons des benchmarks basés sur les hypothèses de consommation liés aux usages du client. La façon d’utiliser eTemptation pour une PME de 100 collaborateurs diffère bien évidemment de celle d’une entreprise de 5000 personnes utilisant des fonctions à forte volumétrie comme le badgeage associé à des activités ou des fonctions de planning avec optimisation. Le calibrage de l’architecture est ensuite pensé pour que la volumétrie n’ait aucune incidence négative sur les temps de réponses de la solution. Sur ce point la capitalisation du savoir est essentielle. L’expertise d’Horoquartz se fonde d’abord sur les milliers d’installations opérationnelles chez nos clients qui nous fournissent des retours d’expérience et des métriques indispensables. »
Comment mesurez-vous tout cela justement ?
« Horoquartz utilise divers outils internes et sondes permettant de monitorer de façon très précise l’utilisation de la solution chez nos clients sur un plan technique et ce, quel que soit l’environnement du client. Il faut en effet rappeler que notre solution à la particularité d’être multi-OS et multi-SGBD, ce qui veut dire que ce travail d’optimisation est mené sur toutes les plateformes que nous supportons. Nos outils et les informations qu’ils collectent nous donnent une vision très précise sur les performances techniques du logiciel. Il permet de constituer une base de connaissances et de faciliter les diagnostics en cas de problèmes de performance. »
Qu’en est-il des bénéfices pour les clients ?
« Que ce soit sur le cloud ou « on premise », nos clients gagnent en stabilité de leurs solutions. Les temps de réponses sont optimisés. C’est rassurant pour le client de savoir que le logiciel subit de régulières investigations, et qu’une vigilance de tous les instants sur la culture de la performance technique et de la sécurité est en place au sein d’Horoquartz. Nous investissons constamment et nous disposons de plateformes performantes pour bâtir des architectures de 50 à plus de 100 000 salariés, et ainsi couvrir l’intégralité de notre parc client. »
« On a le ‘smile’ quand on utilise une application avec une telle ergonomie, ça donne le sourire ! ». Un retour parmi tant d’autres de la part des utilisateurs qui utilisent désormais eTemptation UX. Le Département de Loire Atlantique, Viatris, Vorwerk-Semco, La Laiterie Saint-Père ou encore les bijoux Altesse donnent leur retour d’expérience avec cette version majeure d’eTemptation.
Les utilisateurs qui ont migré sur eTemptation UX signalent tous l’apport de cette UX améliorée. Cyril Plantin, chef de projet au Département de Loire-Atlantique, indique : « eTemptation est au cœur de la vie de l’agent dans la collectivité. Nous avions l’obligation d’apporter satisfaction aux utilisateurs. Globalement l’adhésion est générale, l’expérience utilisateur est vraiment plus fluide ».
Un enjeu d’expérience utilisateur au coeur des projets
Cet avis est partagé par Carlyne Bougard, HR administrative specialist chez Viatris ™ : « Cette version UX est ergonomique, pratique, adaptable. Nous avons réalisé une enquête auprès de nos utilisateurs et les retours étaient très positifs ». Chez Vorwerk-Semco, le fabricant des robots Thermomix, Isabelle Chiron, Responsable des Ressources Humaines insiste sur le fait que l’usage quotidien de la solution est devenu beaucoup plus convivial, pour les différents utilisateurs de la solutions, salariés ou managers et indique : « Clairement, il faut y aller. Pour l’ergonomie il n’y a pas photo et avec la tendance actuelle vers des outils de plus en plus collaboratifs, les gens en ont besoin, cette version est faite pour cela ».
Une amélioration de l’image du service RH
Ce passage vers eTemptation UX a été l’occasion pour Altesse, le créateur et fabricant des célèbres « Georgettes », d’ouvrir l’utilisation de la solution au personnel de son siège social de Paris avec une version moderne. Claire Prost, RRH de l’entreprise indique : « Sur un plan social, c’est la modernité qui arrive, les salariés sont satisfaits par le service rendu par les RH ». Cette perception d’amélioration du service rendu est confirmée par Mélanie Guais, Gestionnaire RH à la Laiterie Saint-Père : « il y a plus de rapidité et de fluidité dans les réponses. L’image du service RH est positive ». Un bénéfice que rapporte également Isabelle Chiron de Vorwerk-Semco : « Désormais les salariés ont l’image d’un service RH qui évolue avec les nouvelles technologies et qui leur apporte plus de nouveaux services et plus d’informations, plutôt que des applications destinées à la gestion propre du service RH ».
Encore des gains de productivité RH
Pour Carlyne Bougard de Viatris ™, eTemptation UX a encore permis de réaliser des gains de productivité RH : « le bénéfice majeur, c’est le gain de temps. Au Service RH, nous avons moins de saisies manuelles et nous pouvons basculer sur un métier à plus forte valeur ajoutée ». « Nos salariés sont autonomes et gagnent du temps. Il n’y a plus d’erreurs, c’est donc un gros gain de temps » rapporte de son côté Mélanie Guais de la Laiterie Saint-Père. Isabelle Chiron de Vorwerk-Semco, envisage de son côté de réduire encore les saisies manuelles prochainement et précise : « Pour le service RH, c’est un gain de temps. Il y a moins d’applications hétérogènes à gérer, les données sont toujours aussi sécurisées ».
En tant qu’éditeur de logiciels, Horoquartz dispose d’une hotline basée en Vendée.
Son rôle est d’assurer du support, de l’analyse et de la maintenance autour des produits pour les clients et les collaborateurs que ce soit par téléphone (le plus souvent) ou sur site. L’équipe est constituée d’une vingtaine de techniciens.
Echange avec Bénédicte et Fanny, deux techniciennes de la hotline depuis respectivement 9 et 7 ans.
Un pôle de ressources et d’expertise
Utilisation de l’application, cas particulier pour un changement de version, environnement technique : la hotline constitue un véritable pôle de ressources pour les clients mais aussi pour les consultants d’Horoquartz. Le service intervient sur tous les modules de la suite de gestion des temps eTemptation. « Nous sommes sollicités pour tous types de problématiques ; et certaines peuvent avoir des incidences critiques pour l’entreprise, par exemple si des calculs ont des conséquences en paie. La réactivité est donc essentielle. » nous confie Bénédicte. « Le support client est globalement sollicité pour des interventions de deux niveaux : les questions les plus courantes et les requêtes de niveau 2 nécessitant une expertise approfondie. Les équipes sont scindées en deux pôles : technique et fonctionnel. Les techniciens sont polyvalents pour la prise des appels de premier niveau et plus spécialisés pour les requêtes de niveau 2 » rajoute Fanny.
Un accompagnement de qualité au service du client
« Qu’on ait une expérience préalable de la hotline ou pas, nous bénéficions tous d’une formation adaptée couplée à un système de binôme ancien-nouveau pendant deux à trois mois pour faciliter l’intégration du nouveau collaborateur » affirme Bénédicte. Pour Fanny, « la hotline peut évoquer pour certains des conditions de travail particulières mais ce n’est pas le cas ici. Il n’y a pas de double écoute, ni de script à respecter pendant l’échange qu’on peut avoir avec le client. Nous disposons du temps nécessaire pour trouver une solution, nous pouvons même solliciter nos collègues. Ce qui est privilégié, c’est la qualité et une relation de proximité avec le client. »
Un métier passionnant avec des perspectives d’évolution
A la question du profil adéquat pour exercer ce métier, les deux collègues nous répondent qu’il n’y a pas de profil préétabli. Néanmoins certaines qualités peuvent être utiles telles que : avoir un esprit logique, savoir écouter le client et lui répondre, être polyvalent autant pour travailler seul qu’en équipe. Développer sa capacité à trouver les solutions soi-même et faire preuve de curiosité.
« Ce que j’aime dans ce métier, c’est dépanner les clients, qu’ils soient contents quand ils raccrochent. Les mêmes problématiques reviennent parfois mais sous différents formats et c’est très formateur. De plus, l’application évolue et on apprend tous les jours. » rajoute Fanny. Bénédicte poursuit : « Avec de l’expérience, on peut aussi évoluer vers des métiers de Consultant, ou comme technicien pour notre département Tierce maintenance Applicative (TMA).. C’est aussi un métier où le travail en équipe trouve tout son sens car la résolution d’un problème nécessite souvent de faire appel aux compétences de ses collègues. Nous nous enrichissons mutuellement. »
Tout industriel le sait : équiper les machines de dispositifs automatiques pour l’acquisition de données est la meilleure façon d’améliorer la qualité des informations de production. Mais il n’est pas toujours possible (ou souhaitable) d’automatiser cette collecte. Quand il s’agit de données renseignées par les opérateurs, la performance de l’outil de saisie en atelier est alors déterminante. Un sujet qu’Horoquartz traite avec son module HQ SFDC, dont une version majeure est annoncée pour mars 2021.
« Quand la saisie de données de production est effectuée par les opérateurs – et c’est encore souvent le cas – l’acceptabilité du système est la clé de voute du projet. La saisie doit être simple, rapide, contrôlée en temps réel et totalement sécurisée.
En fin de poste, un opérateur a perdu beaucoup de sa capacité de concentration. Sa saisie d’activité doit pouvoir se faire de façon quasiment instinctive » explique Christophe Roux, Responsable Produit Horoquartz. « Chez certains clients nous avons des opérateurs qui font plusieurs dizaines de déclarations de production chaque jour. Chaque seconde gagnée en saisie, chaque optimisation comptent. »
Optimiser les solutions d’acquisition de données
Pour ces raisons, la solution utilisée doit s’adapter finement au contexte de production. « On peut parier sur le fait que les opérateurs s’adapteront à un système de saisie standardisé et un peu ‘monolithique’. En réalité, Il est difficile de demander à un opérateurde faire un effort de concentration à chaque déclaration d’atelier. Cela augmente les risques d’erreurs et les « oublis de saisie » volontaires ou non. Nous avons vu certains systèmes où la simple connexion manuelle à l’application prend 5 à 10 secondes, alors qu’une identification par badge telle que nous la proposons fait la même chose en moins d’une seconde. De la même façon, il est possible de simplifier la vie des opérateurs en leur proposant des scénarios optimisés. Par exemple enchaîner automatiquement les transactions, proposer la saisie la plus probable à ce stade de production, ne demander que les données strictement nécessaires à chaque étape, proposer des listes d’OF/opérations ciblées par rapport au poste de travail et aux compétences de l’opérateur. Bref, mettre de l’intelligence pour simplifier. Tout ceci peut sembler anecdotique pris unitairement mais la somme de ces optimisations contribue de façon incontestable à l’adoption du système, à la qualité des saisies et in fine à la fiabilité du reporting et de la synchronisation du MES ou de l’ERP » ajoute Christophe Roux.
La solution de saisie de production HQ SFDC
Pour Horoquartz, l’effort passé à optimiser le système de collecte de données de production, à le simplifier, à le rendre intuitif pour les opérateurs est un très bon investissement et un levier de ROI largement démontré au cours de plus de 500 installations. Sa solution HQ SFDC (Shop Floor Data Capture) a été à l’origine développée au milieu des années 2000 pour assurer une saisie optimisée de données de production par les opérateurs, sur PC, terminal industriel ou mobile. Ce logiciel est souvent utilisé pour alimenter le module de suivi d’atelier de la suite eTemptation ainsi que les ERP ou MES avec lesquels il est connecté. Il a connu un très vif succès et est aujourd’hui utilisé dans de nombreux pays en Europe, en Amérique (USA, Canada, Mexique) et au Maghreb. Ses utilisateurs sont surtout des industriels dans le discrete manufacturing avec en particulier une forte présence dans la mécanique ou l’aéronautique. Souvent en concurrence avec les modules équivalents des ERP, la réussite de ce module tient avant tout aux gains de productivité qu’elle apporte sur les saisies, à une courbe d’apprentissage très réduite pour les opérateurs et à sa robustesse. En particulier, le module gère un mode autonome qui permet aux opérateurs de continuer la saisie même si le serveur ou le réseau sont arrêtés.
« Nous lançons en mars 2021, une version totalement revue de HQ SFDC » explique Christophe Roux. « Cette version dispose d’un plus haut niveau de sécurité IT et est totalement utilisable en mode SaaS. Elle ne nécessite plus d’installation sur les PC d’atelier et est administrée de façon centralisée. Pour autant, elle conserve et enrichit ce qui a fait la force de la première génération avec la possibilité d’identification de l’opérateur par lecture de badges Mifare ou codes-barres, la connexion de périphériques code-barres et une expérience utilisateur assez unique en son genre. »
Prenant en compte les dispositions du RGPD, la CNIL vient de juger excessive l’utilisation des badgeuses prenant des photos des salariés.
En 2012, la CNIL avait déjà interdit l’utilisation des badgeuses biométriques pour le contrôle des horaires en considérant que ces technologies étaient disproportionnées par rapport à l’objectif recherché.
Fidèle à sa doctrine et prenant en compte les dispositions du RGPD, elle vient de juger excessive l’utilisation des badgeuses prenant des photos des salariés.
Des salariés d’entreprises et des agents du secteur public, considérant cette pratique trop intrusive, avaient saisi la CNIL en 2018. Six plaintes avaient été déposées. A la suite de contrôles effectués en 2019, la CNIL a considéré que tout dispositif de contrôle des horaires doit respecter le « principe de minimisation » prévu par l’article 5.1c du RGPD. Les données collectées lors d’un pointage doivent être limitées et pertinentes eu égard à la finalité recherché.
L’enregistrement d’une photographie du salarié 2 à 4 fois par jour est considéré par la CNIL comme manifestement excessif pour une simple finalité de décompte des temps de présence, et en ce sens, contrevient au principe de minimisation.
La CNIL rappelle ainsi que les pointeuses classiques à badges suffisent amplement pour un besoin de contrôle des horaires. La CNIL a laissé un délai de 3 mois aux organismes contrôlés pour se mettre en conformité avec le RGPD. A l’issue de cette période, la formation restreinte de la CNIL pourra prononcer une sanction pécuniaire et la rendre publique.
Rappelons qu’Horoquartz s’est toujours refusée à proposer des badgeuses de ce type.
La publication complète de la CNIL en date du 27 août 2020.
Crédit Impôt Recherche : la justification des temps passés est incontournable
Créé pour doper l’investissement en R&D en France, le Crédit Impôt Recherche connaît un vif succès auprès des PME. Mais les projets doivent répondre à des critères précis et les dossiers de déclaration à l’administration fiscale doivent justifier les dépenses, notamment de personnel. La Gestion des Temps et des Activités apporte une aide essentielle sur ce point en collectant les temps passés sur les projets éligibles.
Quelles sont les obligations ?
L’entreprise qui souhaite bénéficier du CIR pour un projet de recherche doit effectuer une déclaration à l’administration fiscale et justifier les dépenses, notamment de personnel incluant les salaires et les charges sociales, mais exclusivement pour les opérations de recherche concernées.
L’entreprise doit mesurer précisément les temps passés par ses collaborateurs sur ces opérations, afin d’éviter toute contestation par l’administration fiscale voire un rejet complet du dossier.
En quoi la gestion des temps peut aider sur ce point ?
Pour Jérôme Grispan, Directeur Produit Suivi d’activité chez Horoquartz, l’apport essentiel de la GTA est de permettre une collecte organisée et structurée des temps passés sur les projets, avec un contrôle rigoureux des informations à la source et un processus de validation à plusieurs niveaux le cas échéant.
« Le module dédié de notre solution eTemptation, HQ Activity, est conçu pour suivre les activités en général et les temps passés sur les projets CIR, il s’appuie sur des feuilles d’heures dont la structure est personnalisable. Chaque salarié déclare ses heures passées sur les différents projets sur lesquels il travaille. »
Comment garantir la conformité des déclarations de temps passé ?
Pour arriver à une justification non contestable des temps passés sur les projets, « il est possible de contrôler qui s’impute réellement sur les projets éligibles au CIR. Nous proposons également des mécanismes pour éviter les sous-déclaration et donc une baisse du CIR. Et inversement, ce lien temps de présence-temps d’activité évite d’avoir des heures d’activité qui viendraient en dépassement des heures de présence payées, ce qui serait difficile à justifier auprès de l’administration fiscale ». Enfin, étant donné l’importance des sommes en jeu, et l’obligation de fournir une information de qualité et contrôlée, il est possible de mettre en place un process de validation des heures déclarées.
L’EXEMPLE DE SPS GROUPE IMPRIMERIE NATIONALE
L’Observatoire du CIR estime à plus de 17 000 les entreprises bénéficiaires pour un montant global de 6 milliards d’euros. Ces sociétés ont un vrai besoin de justifier les temps passés sur les projets de recherche et se tournent naturellement vers les éditeurs de GTA pour les aider à collecter cette information.
La société SPS, cliente d’Horoquartz est représentative de ce type d’approche. Société du groupe Imprimerie Nationale basée à Rousset (13), elle conçoit et fabrique des modules et composants pour cartes bancaires et documents d’identité. L’entreprise a choisi eTemptation pour gérer les temps de présence de ses collaborateurs, la pénibilité mais également ses activités de R&D.
Un reporting pour justifier les heures éligibles au CIR
SPS gère une soixantaine de collaborateurs concernés par les projets de R&D sur un total de 180. Laurence Lo Monaco, qui pilote le projet avec un responsable R&D indique : « Le crédit impôt recherche (CIR) nous impose de suivre très précisément les temps sur les projets et d’établir des données justes en cas de contrôle ». Ici le module HQ Activity d’Horoquartz est associé à une solution de Business Intelligence. « Nous arrivons à un très bon résultat avec HQ Activity qui nous permet de sortir des éditions correctes : état individuel des heures sur projets, édition du nombre d’heures effectuées par projet ». Le traitement est indépendant de la paie, un tableau de bord est établi par les équipes R&D, et chaque collaborateur est autonome sur la saisie de ses heures projets effectuées.
Thierry Bobineau, Directeur Marketing chez Horoquartz, d’après un entretien réalisé avec Jérôme Grispan, Directeur Produit Suivi d’Activité chez Horoquartz
Le transfert de données de GTA est un levier de productivité
Alimenter automatiquement le logiciel de paie avec les données de la gestion des temps et des activités semble une évidence. Rien de plus fastidieux, de risqué et d’improductif que de ressaisir des éléments variables et des absences qui pourraient être automatiquement transmises au logiciel de paie.
Établir des bulletins de paie plus fiables, plus vite, en garantissant la transparence pour les salariés, voici quelques enjeux de l’intégration de la GTA dans le SIRH. Retours d’expérience de quelques clients d’Horoquartz.
En quoi la gestion des temps peut aider sur ce point ?
Pour Jérôme Grispan, Directeur Produit Suivi d’activité chez Horoquartz, l’apport essentiel de la GTA est de permettre une collecte organisée et structurée des temps passés sur les projets, avec un contrôle rigoureux des informations à la source et un processus de validation à plusieurs niveaux le cas échéant.
« Le module dédié de notre solution eTemptation, HQ Activity, est conçu pour suivre les activités en général et les temps passés sur les projets CIR, il s’appuie sur des feuilles d’heures dont la structure est personnalisable. Chaque salarié déclare ses heures passées sur les différents projets sur lesquels il travaille. »
Comment garantir la conformité des déclarations de temps passé ?
Pour arriver à une justification non contestable des temps passés sur les projets, « il est possible de contrôler qui s’impute réellement sur les projets éligibles au CIR. Nous proposons également des mécanismes pour éviter les sous-déclaration et donc une baisse du CIR. Et inversement, ce lien temps de présence-temps d’activité évite d’avoir des heures d’activité qui viendraient en dépassement des heures de présence payées, ce qui serait difficile à justifier auprès de l’administration fiscale ». Enfin, étant donné l’importance des sommes en jeu, et l’obligation de fournir une information de qualité et contrôlée, il est possible de mettre en place un process de validation des heures déclarées.
L’Observatoire du CIR estime à plus de 17 000 les entreprises bénéficiaires pour un montant global de 6 milliards d’euros. Ces sociétés ont un vrai besoin de justifier les temps passés sur les projets de recherche et se tournent naturellement vers les éditeurs de GTA pour les aider à collecter cette information.
La société SPS, cliente d’Horoquartz est représentative de ce type d’approche. Société du groupe Imprimerie Nationale basée à Rousset (13), elle conçoit et fabrique des modules et composants pour cartes bancaires et documents d’identité. L’entreprise a choisi eTemptation pour gérer les temps de présence de ses collaborateurs, la pénibilité mais également ses activités de R&D.
Un grain de productivité RH et un levier pour le climat social
En conclusion, intégrer la GTA et la paie contribue à des gains de productivité pour l’établissement des bulletins de paie, mais a également une incidence sur le climat social par la qualité et la transparence du traitement des données.
Thierry Bobineau – Directeur Marketing chez Horoquartz
