SPÉCIFICATIONS D’UNE SOLUTION DE GTA : LES BONNES PRATIQUES
06 février2018
Les spécifications d’un système de gestion des temps sont une étape essentielle du projet
La réalisation des spécifications d’un système de gestion des temps est une étape essentielle du projet. Elle se réalise entre les équipes du client et celles de l’éditeur-intégrateur. Comment réaliser au mieux les spécifications de la solution de GTA qui va être mise en œuvre dans votre organisation ? Retours d’expérience et bonnes pratiques avec Thierry Becquet et Patrick Sommeria, Experts métier du Service Clients d’Horoquartz.
Anticiper l’étape de spécification
Rappelons tout d’abord une évidence : la phase de spécification sera plus efficace et fiable si les attentes et les besoins ont été précisément formulés au moment de la consultation. Les entreprises ne disposent pas toujours d’un référentiel exhaustif et à jour de leurs règles et pratiques de gestion des temps.
Pour Thierry Becquet : « la préparation du client en amont facilite la phase de spécification. Récolter et compiler la convention collective applicable, les accords d’entreprise, les notes d’application est un minimum. Au-delà, il faut recenser les pratiques sur tout le périmètre d’application de la solution, notamment dans des organisations où certains sites peuvent avoir des particularités. Il faut également s’assurer que la compréhension des règles de gestion est la même pour tous. Plus ces sujets seront débattus et formalisés avant la phase de spécification, plus leur appropriation interne sera forte ».
Avoir les bonnes personnes dans le groupe de travail
Un projet de gestion des temps et des activités est par nature transverse à l’organisation et concerne tous les collaborateurs. « Le service RH reste le plus souvent la cheville ouvrière de la phase de spécification. Mais inclure dans le groupe de travail des représentants des directions métier et informatique, ainsi que des utilisateurs directs du futur système, favorise l’implantation à venir. Cela permet de bien se mettre d’accord sur les objectifs, d’avoir une vision globale des modes de gestion dans les différents services, de s’assurer de ne pas avoir oublié de cas particulier, et de voir comment l’application va s’intégrer dans le système d’information de l’entreprise. Impliquer les différents acteurs est un excellent moyen de favoriser la réussite du projet » indique Patrick Sommeria.
Au fil des années et des négociations, de nombreux cas particuliers de gestion des temps ou de gestion des congés et des absences peuvent s’accumuler dans une entreprise. Parfois ils ne concernent qu’un service, quelques personnes. « Ces cas d’exception, qui parfois représentent moins de 1% de l’ensemble des fonctions attendues de la solution de GTA peuvent créer de la complexité. Chercher à les automatiser peut alourdir la solution. Il est donc important de les documenter dans la phase de spécification, de les quantifier et de voir le traitement le mieux adapté » précise Thierry Becquet.
Vérifier par les éléments en sortie
Comment s’assurer de la fiabilité de la spécification ? La qualité de la préparation par le client, l’expertise du consultant sont essentiels. Mais nul n’est à l’abri d’une mauvaise interprétation. Pour Patrick Sommeria, une solution est de s’interroger sur les éléments en sortie de la gestion des temps et ce, dès la phase de spécification : « les éléments attendus par la paie qu’il s’agisse de temps, d’heures supplémentaires, de primes, d’absences sont très structurants. S’interroger sur leurs modalités de traitement est un bon moyen de s’assurer que les règles de gestion définies en amont sont justes. »
Ne pas oublier les objectifs stratégiques
S’accorder sur les objectifs en début de phase de spécification est incontournable. “Cette compréhension partagée entre le client et l’éditeur permet de hiérarchiser les fonctionnalités à mettre en œuvre, de définir leur champ d’application, de comprendre où les efforts doivent être concentrés pour apporter le meilleur retour sur investissement à l’entreprise » concluent nos deux experts.
Thierry Bobineau – Directeur Marketing chez Horoquartz, d’après un entretien réalisé avec Thierry Becquet et Patrick Sommeria – experts métier chez Horoquartz.