PLANIFICATION DU PERSONNEL : DE QUELLE ÉCHÉANCE PARLE-T-ON ?

 

 

 

« Avoir les bonnes personnes au bon endroit, au bon moment et au meilleur coût ». Cet objectif fait consensus quand on parle de planification des équipes. Mais de quel horizon de planification parle-t-on au juste ?

Si on pose la question à un planificateur qui s’occupe de gestion des effectifs à 12 mois ou à un manager qui doit établir un planning d’exécution pour les quinze jours à venir, la réponse risque d’être fort différente. En réalité, un processus réussi de planification combine différents horizons de planification. L’avis de Lambert Rejany, Directeur Produit Horoquartz.

 

 

 

Le planning stratégique des effectifs – horizon supérieur à l’année

La gestion des effectifs à un horizon supérieur à l’année est difficile car elle nécessite de prendre en compte des tendances économiques et commerciales parfois incertaines. Elle est pourtant indispensable car plus on analyse les variations de charge à l’avance et plus on peut anticiper. Cette planification à long terme prend en compte les objectifs commerciaux et les moyens à mettre en œuvre pour les atteindre en termes de main d’œuvre. Ainsi, elle tient compte des effectifs présents, du turnover moyen, de la difficulté à recruter, du temps moyen d’embauche, du délai de montée en compétence. Il est possible de s’organiser en amont en mettant en place un plan de recrutement, un plan de formation, un volume de recours à de la main d’œuvre externe par exemple. Cette planification stratégique fournit également les contraintes budgétaires à confronter aux objectifs commerciaux pour s’assurer de leur faisabilité.

Dans certains secteurs sous tension, c’est aujourd’hui une étape cruciale. La pénurie de ressources est parfois telle que sans une anticipation longtemps à l’avance, l’entreprise sera incapable le plus souvent de répondre aux variations de la demande.

La planification de capacité à moyen terme – horizon de 3 à 12 mois

À ce stade, les prévisions commerciales et de production ainsi que les estimations de charges commencent à devenir plus précises. Il est alors possible de définir de façon assez fiable le besoin en collaborateurs (ETP) à un horizon de quelques mois, sans pour autant entrer dans une planification nominative. Les manques ou excédents de compétences sont identifiés à ce stade. Le plan de recrutement peut être affermi et les embauches lancées. Il est également possible à cet horizon de piloter l’adéquation charge / ressources à une maille hebdomadaire, et d’utiliser différents leviers : le pilotage du plan de congés, en validant périodes d’absences ou de congés souhaitées par les collaborateurs, la définition d’une modulation adaptée, la mise en place des formations nécessaires et la préparation de la polyvalence.

La planification opérationnelle – horizon de quelques jours à 1 mois

Il s’agit ici de la planification détaillée des collaborateurs en les affectant à des activités sur des horaires précis et en s’assurant de disposer des ressources en nombre et compétences pour répondre au besoin client qui est à ce stade connu ou estimé de façon fiable. Ce planning court terme prend en compte les congés et absences prévisionnelles acceptés pour les collaborateurs. Rien n’empêche bien évidemment de communiquer en amont des prévisions d’activité aux collaborateurs, mais le plus souvent, c’est ce planning opérationnel qui sera remis aux salariés, avec un délai de prévenance suffisant pour qu’ils puissent organiser leurs propres contraintes personnelles. Le planificateur doit être vigilant à ce stade sur l’équilibre vie privée-vie professionnelle.

Le planning temps réel – à l’instant T

Absences maladie, problèmes de circulation, charge supérieure ou inférieure à la prévision, incident de production, mouvements sociaux …même préparé avec soin, le planning réel diffèrera de ce qui a été prévu. Il faut donc être capable de réagir rapidement et de trouver des solutions dans le très court terme : remplacements, sous-traitance ou intérim, décalage de congés ou RTT….

Un processus réussi de planification nécessite assez souvent d’appliquer cette démarche progressive, qui part d’une vision à grandes mailles des effectifs pour aller à une planification fine des ressources sur le court terme.

Quelle solution pour la planification du personnel ?

La planification stratégique des effectifs est assez souvent prise en compte dans les logiciels de gestion des talents voire dans les ERP SIRH. Mais elle se heurte parfois à une vision trop RH du sujet et ne répond pas toujours aux attentes du business qui, de son côté, va être tenté de recourir à des outils départementaux (Excel le plus souvent) pour effectuer ses propres simulations.

Du côté des éditeurs de GTA ou de workforce management, on trouve de nombreuses solutions mais qui répondent le plus souvent à un besoin de planification à court terme, à un horizon de quelques semaines. Horoquartz propose de son côté une solution complète pour les différents horizons. Les modules HQ Planning et HQ Optimum de sa suite eTemptation répondent à ce besoin de planification court terme et de gestion du planning en temps réel. L’originalité de son offre repose sur son module HQ Anticipation qui permet d’effectuer des simulations à moyen et long terme et d’anticiper l’organisation des ressources RH. Combiné avec le module de gestion des temps, la solution apporte une visibilité sur toutes les dimensions nécessaires au calcul des besoins à moyen terme en prenant en compte les absences prévisionnelles et l’annualisation par exemple.