ON VA DEMANDER A CÉCILE !

Vos règles et pratiques de gestion des temps et des absences ne sont pas documentées ? Alors il va falloir faire appel à la mémoire de Cécile !

Cécile est la mémoire du service RH de son entreprise. Il faut dire que cela fait 20 ans qu’elle s’occupe de la paie et de la GTA (gestion et des activités). Elle a tout en tête: calcul des heures supplémentaires, accord d’annualisation, gestion des congés, RTT, horaires variables…

Seulement voilà, Cécile ne restera peut-être pas éternellement dans son entreprise. Qui pourra répondre aux questions ou contestations des salariés en son absence ? Qui sera capable de leur expliquer les modalités de tel ou tel calcul de temps ou de congés ? Qui pourra vérifier que les fiches de paie sont justes ?

La difficulté d’écrire et de faire vivre son référentiel de GTA

Les entreprises adaptent régulièrement leurs règles internes et pratiques en matière de gestion des temps, et rarement dans le sens de la simplification. Aux évolutions du code du travail, des accords de branches et des accords d’entreprise, viennent s’ajouter des modalités spécifiques pour certaines populations, des pratiques dérogatoires du terrain, des particularités pour tel ou tel site. Ce mille-feuille est difficile à documenter et la mémoire d’une ou deux personnes au service RH ou SIRH est souvent le palliatif.

La vertu des écrits

Certains de nos clients font un travail de recensement (parfois avec un cabinet externe) avant même de lancer leur projet afin de créer un livre blanc de leur réglementaire et de leurs pratiques de GTA.

C’est un effort louable et…coûteux. On découvre parfois à cette occasion que le chantier est plus vaste qu’il n’y paraît. Mais il apporte un gain de temps considérable et surtout, il assure la pérennité des règles de gestion qui vont être mises en œuvre.

En l’absence de ce livre blanc, la spécification d’un logiciel de gestion des temps va nécessiter de repartir de documents plus ou moins à jour pour reconstituer le référentiel, et le compléter par de nombreux échanges. Il faut en effet s’assurer que les règles décrites dans les différents accords correspondent toujours à la réalité et aux pratiques de l’entreprise.

 

La nécessité de faire vivre son réglementaire

Un projet de GTA est donc l’occasion idéale pour remettre à plat et documenter toutes ses pratiques de gestion des temps, de suivi d’absences et de calcul d’EVP (éléments variables de paie). Il ne faut pas sous-estimer l’effort nécessaire pour faire vivre les spécifications ensuite, lors de nouvelles négociations ou accords d’entreprise. L’expérience montre qu’à ces occasions, l’attention est focalisée sur l’implémentation et la validation des nouvelles fonctionnalités dans la solution de GTA pour sécuriser la date de démarrage. Il est tentant de reporter à plus tard (ou à jamais) la mise à jour documentaire. C’est ainsi qu’au fil des années peut se creuser un écart entre ce qui fonctionne dans l’application et ce qui est documenté.

Un outil métier trouve sa justification

Horoquartz a créé une application informatique exclusive (HQ Designer) pour aider ses clients à documenter leur réglementaire de gestion des temps. Les règles applicables sont hiérarchisées, codifiées et stockées dans une base de données et non plus dans des documents Word. Ainsi en cas de mise à jour, la modification est vue dans un ensemble global. Par exemple, si une évolution de l’accord d’annualisation conduit à des modifications en cascade d’autres règles (heures supplémentaires, récupération…), il sera facile de voir l’ensemble des liens et d’assurer l’intégrité de du tout. Par ailleurs, il est possible de gérer les versions du réglementaire de l’entreprise et de garder ainsi la mémoire des modalités applicables en historique.

HQ Designer a déjà été utilisé pour le déploiement de la solution eTemptation chez plus de 400 clients d’Horoquartz.

Thierry Bobineau, Directeur Marketing chez Horoquartz