COVID : OPTIMISER L’OCCUPATION DES LOCAUX AVEC UNE SOLUTION DE GTA
21 juillet2020
Le respect des contraintes sanitaires conduit actuellement de nombreuses entreprises et administrations à réguler la présence de leurs collaborateurs dans les bureaux. Un logiciel de gestion des temps peut apporter une aide efficace et immédiate pour la bonne planification des présences dans les locaux et pour une utilisation intelligente des espaces de travail libres.
La présence de tout l’effectif à un instant donné dans les locaux de l’entreprise n’est pas partout compatible avec les règles de distanciation sociale. Les surfaces ne sont pas extensibles à l’infini et la seule solution est parfois de limiter le nombre de présents dans les bureaux. Mais comment gérer cette nouvelle contrainte à court terme sans investissement coûteux ?
Bien connaître les présences prévisionnelles sur site
Les modules de self-service proposés par les solutions de gestion des temps peuvent apporter une solution astucieuse à ce besoin. Leur fonction première est assez souvent de gérer les workflows de demandes d’absences. Mais il est également possible de paramétrer d’autres workflows pour, par exemple, enregistrer les demandes de télétravail.
Jonathan Touitou, consultant à l’agence Horoquartz de Montpellier a récemment mis en place ce type de solution pour un de ses clients.
Il explique : « Si on prend en compte les présents théoriques, que l’on enlève ceux qui ont déposé des demandes d’absences dans eTemptation, et ceux qui ont fait des demandes de télétravail pour une journée donnée, on a une idée précise du nombre de personnes qui seront présentes sur le site de façon prévisionnelle. Il devient donc possible de mieux anticiper. En particulier, les managers peuvent très facilement voir dans leurs plannings eTemptation qui sera présent sur site à une date donnée et s’organiser en cas d’afflux trop important pour respecter les règles de distanciation ».
Optimiser l’utilisation des bureaux
Au-delà d’une meilleure anticipation, la solution a été ici paramétrée pour aller plus loin et assurer une gestion dynamique des bureaux. « Dans le cas présent, nous connaissons le bureau ou espace de travail de chaque collaborateur. Il est ainsi possible de savoir à l’avance quels bureaux seront disponibles compte tenu des absences prévisionnelles et demandes de télétravail faites dans eTemptation. Il serait dommage de laisser ces bureaux inoccupés alors même que leur utilisation par d’autres collaborateurs diminuerait la densité de personnel dans d’autres espaces et aiderait à mieux respecter les règles de distanciation ».
Le service Accueil de cette entreprise dispose ainsi tous les matins d’un reporting des bureaux disponibles pour la journée, fourni par eTemptation. Il est ainsi possible d’affecter les espaces de travail intelligemment, tout particulièrement pour les nombreux collaborateurs de passage.
Une solution simple à mettre en œuvre
Pour Jonathan Touitou la mise en place de cette fonctionnalité relève d’un paramétrage simple et facile à mettre en œuvre : « La mise en place d’un workflow pour les demandes de télétravail est nécessaire si cela n’a pas déjà été fait. Il faut ensuite connaître le bureau ou espace de travail affecté normalement à chaque collaborateur. Il s’agit d’une information à ajouter dans la fiche ‘employé’ si elle n’y figure pas déjà. On paramètre ensuite eTemptation pour faire apparaître dans les plannings le bureau occupé par chaque collaborateur.
L’affichage des absences ou journées de télétravail dans le planning met en évidence pour chaque jour, l’occupation ou non de l’espace de travail par le collaborateur. Des totalisations sont également fournies et des alertes peuvent être programmées en cas de dépassement du nombre de présents. Ces informations sont très visuelles pour les managers. Pour le service chargé de l’occupation des locaux voire du respect des règles sanitaires, il est possible de paramétrer un reporting sur l’occupation prévisionnelle des bureaux. « Il sera utilisé afin d’aiguiller efficacement les collaborateurs vers les espaces de travail disponibles » précise Jonathan Touitou.
Thierry Bobineau, Directeur Marketing