Les 5 principales fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de gestion des temps ?

Le choix d’un logiciel de gestion des temps peut s’avérer complexe face à une multitude d’offres, de fonctionnalités et d’ergonomies variées.

Pour faire le bon choix, il est essentiel de s’assurer que certaines fonctionnalités clés sont présentes. Voici les cinq principales pour garantir l’efficacité de votre solution.

Découvrir un logiciel de gestion des temps

1. Gestion du pointage

Que le pointage soit physique ou virtuel, il est indispensable pour un traitement rigoureux de la paie. Il assure également de la transparence et du confort pour les salariés. Comme l’explique Emmanuelle Tejedor, Responsable RH pour les Super U de Belberaud et Galgnac : « La pointeuse est un outil qui sécurise. C’est un avantage pour les collaborateurs ! »

Le pointage peut s’effectuer de différentes manières :

• Pointeuse physique
• Pointeuse web accessible via un ordinateur
• Pointeuse mobile utilisable sur smartphone

Ces options, adaptables à chaque niveau de votre organisation, offrent flexibilité et sécurité. La gestion du pointage est donc une fonctionnalité essentielle pour garantir une collecte fiable des données de temps.

2. Suivi du temps de travail

Le suivi du temps de travail est une fonctionnalité centrale dans tout logiciel de gestion des temps. Elle garantit une vision précise et exhaustive du temps réellement travaillé par chaque collaborateur, tout en s’adaptant aux particularités de votre entreprise.

Il doit permettre de :

• Identifier les heures travaillées, les heures supplémentaires et les temps de pause
• Signaler les anomalies (oubli de pointage, dépassements d’horaires)
• Générer des tableaux de bord clairs et des rapports personnalisables pour analyser les tendances

3. Suivi des absences

Les absences, souvent imprévisibles, ont un coût important pour les entreprises. Plusieurs études et témoignages de gestionnaires de paie indiquent qu’il faut en moyenne 15 à 20 minutes pour gérer manuellement chaque absence ou congé, en cumulant le temps de demande du collaborateur, de validation du manager et de vérification par le service RH.

Avec un logiciel de gestion des temps, le suivi des absences est simplifié. Tout est intégré dans le logiciel, du calcul des droits à la demande par le collaborateur, jusqu’à l’exportation en paie. Cette fonctionnalité clé permet de gagner en efficacité et de garantir la conformité des informations.

4. Gestion de planning

Une planification efficace est cruciale pour assurer une organisation fluide. Un bon logiciel de gestion des temps doit inclure une fonctionnalité de gestion de plannings permettant de :

• Créer des plannings adaptés aux besoins opérationnels
• Tenir compte des disponibilités et des compétences des collaborateurs
• Anticiper les périodes de forte activité ou les absences programmées

Cette fonctionnalité propose également des outils d’alerte pour signaler les conflits ou les manques de personnel. En facilitant la communication entre les équipes, elle renforce la coordination et la satisfaction des collaborateurs.

5. Interface paie

Votre solution de gestion des temps doit être connectée et intégrée à votre système de paie. Cette intégration apporte des gains de productivité pour les RH, une fiabilité accrue des informations et une rapidité dans le traitement de la paie.

En plus de s’interfacer avec toutes les solutions de paie, eTemptation s’intègre également avec d’autres applications du système d’information, comme l’ERP, la gestion des talents et la gestion des intérimaires évitant ainsi les doubles saisies et les erreurs.

Bien que nous ne l’ayons pas mentionné dans les fonctionnalités, la simplicité et l’ergonomie de la solution que vous choisirez est essentielle ! Veillez à choisir un logiciel facile à prendre en main et facile à utiliser au quotidien.

En résumé, avec ces cinq fonctionnalités, vous pouvez être sûr de choisir un logiciel de gestion des temps performant qui répondra à la plupart de vos besoins. Évidemment, chaque entreprise ayant ses propres spécificités, d’autres fonctionnalités pourraient s’avérer utiles.