PROJETS DE GESTION DES TEMPS : LE CALCUL DU ROI A-T-IL DU SENS ?
18 octobre2016
Est-il possible de justifier la rentabilité de tels projets ? Le ROI est-il l’outil de mesure adapté à ce type de solutions ?
La tendance est très claire dans les grandes entreprises : elles évaluent le ROI de leurs projets de gestion des temps et d’activité. Elles sont généralement mieux équipées pour analyser la situation de départ et les coûts opérationnels, identifier les axes de progrès et les valoriser, mesurer le « risque à ne pas faire ».
Un peu moins vrai dans les PME-PMI
Dans les petites entreprises, les applications de GTA sont avant tout vues comme une aide pour se mettre en conformité ou améliorer la performance, sans forcément quantifier le retour possible.
Un outil parmi d’autres
Le calcul du ROI n’est qu’un outil parmi d’autres pour évaluer la pertinence d’un projet car tous les gains ne sont pas quantifiables. D’autres objectifs peuvent être tout aussi stratégiques que la simple justification financière.
Un ROI surtout justifié par les économies générées ?
Les économies sont par nature plus faciles à appréhender que des améliorations qualitatives. Un système de GTA génère habituellement 2 types de gains. Les gains qui peuvent être directement mesurés sur un plan financier comme la réduction des heures supplémentaires, le meilleur respect des accords d’annualisation ou la maîtrise de l’intérim.
Des gains parfois plus difficiles à mesurer
Certains économies sont parfois plus compliquées à appréhender : on trouve ici les gains apportés au service RH par l’amélioration des processus, l’automatisation de l’interface paie, la suppression de procédures papier pour la gestion des congés par exemple, ou encore ceux de plus en plus importants au niveau des managers de terrain.
Enfin certains axes sont particulièrement compliqués à valoriser comme un meilleur du climat social grâce à la fiabilité de la paie, ou grâce à une expérience collaborateur améliorée avec les fonctionnalités du self-service, ou encore un meilleur service à la clientèle avec des plannings mieux gérés. Ces bénéfices sont souvent rapportés par nos clients, sans pour autant être toujours valorisés.
C’est souvent un point de discussion. Certaines, comme la maîtrise des heures supplémentaires ou de l’annualisation par exemple, sont des économies directes. Certains clients nous ont fait part d’un payback sur projet inférieur à un an uniquement sur ces points. Pour d’autres, comme la réduction du temps passé par les managers, elles ne sont pas forcément valorisables immédiatement sur un plan financier. Mais on peut penser que le temps libéré aux managers va servir à améliorer la productivité, la qualité de service, et le management des équipes et au final contribuera à une meilleure performance. Dans tous les cas, ce temps sera bien mieux utilisé qu’à des tâches administratives.
Les éditeurs ne sont-ils pas tentés de surestimer les gains ?
La vraie difficulté est de disposer des retours d’expériences pour donner des hypothèses réalistes. Pour cela, il faut disposer d’une masse d’observations pratiques par domaine, ce que permet une base installée très importante. Dans le cas contraire, le calcul du ROI se résume à un exercice théorique où l’on peut avancer des chiffres avantageux mais peu crédibles.
Horoquartz par exemple met à disposition des entreprises un outil de simulation de ROI alimenté par cette base de connaissance. Le client peut ajuster les hypothèses suivant sa propre perception. Il peut également comparer une approche ‘On premise’ avec une gestion des temps sur le cloud L’expertise d’un consultant apporte par ailleurs des éclairages pratiques sur les axes de gains. Cette approche du ROI amène aussi à se poser les bonnes questions sur les objectifs que l’on se donne, pas uniquement monétaires. On découvre souvent des leviers d’amélioration insoupçonnés qui aident à structurer les projets. Encore une fois, le calcul du ROI n’est pas le « graal » d’un projet de GTA. C’est un outil qui aide à la prise de décision et il n’est pas exclusif d’autres indicateurs et critères.
Thierry Bobineau, Directeur marketing Horoquartz