SOLUTION DE GTA, COMMENT MAINTENIR L’EXPERTISE ET OPTIMISER LE SUIVI DE PROJET ?

La pérennisation des solutions de GTA en entreprise est une problématique réelle. Horoquartz et MyRHline avaient réuni lors d’un webinar le 20 janvier 2021 Cédric Chatelier, Responsable des Partenariats et des Alliances chez Horoquartz, Gauthier Blanc, Directeur Associé HR Conseil, Xavier Maudet, Directeur Associé Althéa et Florent Vidal, Directeur d’activité GTA Act-On.

Le troisième volet de leur discussion a porté sur les différentes approches pour garder le règlementaire à jour et optimiser le suivi de projet.

 

Partie 3 : Maintenir le règlementaire et la solution post projet 

Une fois le projet terminé et la solution déployée, il est important de maintenir un règlementaire à jour et de veiller à une bonne répartition de l’expertise dans l’organisation.

Se projeter dans le temps

Pour Florent Vidal d’Act-on Group, une première étape consiste à se projeter dans le temps, identifier les utilisateurs clés et déterminer de quelle manière on peut les alimenter au quotidien. Ensuite, Il faut toujours laisser des traces et des écrits car cela permet de s’y retrouver en cas de perte de ressources. Il insiste également sur la nécessité d’intégrer toutes les parties prenantes : « Il faut mettre tout le monde autour de la table, réfléchir à comment organiser les supports, comment bien exprimer le besoin pour qu’il réponde aux attentes. » Il insiste sur l’importance de l’accompagnement pour « éviter la déperdition dans le temps qui peut être assez contraignante. »

Cédric Chatelier : « les clients sont-ils conscients du besoin de bien documenter les règlementaires ? »

 

Pour Gauthier Blanc, les clients n’ignorent pas cet aspect mais il s’agit de prioriser et se donner les moyens. Il alerte aussi sur les risques encourus : « Si le règlementaire n’est pas documenté, à un moment donné on repart de zéro et il faut tout réécrire. C’est une nécessité pour le maintien du savoir et c’est un acte d’avenir d’un projet de refonte. »

Pour Xavier Maudet, cela dépend du niveau de maturité des entreprises et les approches divergent. Certains vont rédiger des livres blancs et les mettre à jour afin d’avoir l’ensemble du règlementaire en permanence et de s’assurer qu’il est bien paramétré dans l’outil. À contrario, d’autres vont compter sur l’éditeur pour le mettre à jour en fonction de leur relation avec ce dernier. Il poursuit : « Un produit de gestion des temps reste en moyenne entre 5 à 8 ans dans le SIRH ; mais c’est clair qu’un règlementaire à jour est très important et suscite mieux l’intérêt et l’usage. Toutefois, c’est un budget qu’il faut prévoir depuis le début. »

Cédric Chatelier : « Le règlementaire peut-il être fourni par l’éditeur d’un projet de GTA via l’élaboration du cahier des charges ? »

Pour Xavier Maudet, c’est oui et non car il y a des sujets qui sont communs avec la paye, donc on n’a pas toujours une vision complète sur certains périmètres mais ça reste possible. Gauthier Blanc s’inscrit dans la même logique : « On a 2 approches, l’approche du livre blanc métier pour l’adressage des règles fonctionnelles et l’approche éditoriale pour les règles outils. Parfois par la lecture des règles qui sont uniquement liées à un besoin de paramétrage dans la solution, on peut avoir une mauvaise compréhension de l’application d’une règle fonctionnelle ou d’une règle métier. C’est possible mas ça ne couvre pas forcément tout le scope de la complétude et de la vision métier de la règle mise en place. »

Cédric Chatelier : « Des clients qui vous demandent de reprendre le règlementaire pour
eux ? »

Florent Vidal répond par l’affirmative : « C’est possible avec la TMA ou du super support utilisateur. Par l’expertise fonctionnelle, les consultants vont consulter le règlementaire et le mettre à jour ». Il insiste toutefois sur le fait que cette pratique n’est pas sans risque, qu’il faut trouver le bon curseur et se donner les moyens en interne.

En conclusion, Cédric Chatelier rappelle les 3 axes pour pérenniser un outil de GTA en entreprise :

• Utiliser la solution au quotidien en interne 
• La faire évoluer et augmenter le savoir
• Et la maintenir en état au travers de documentations par l’éditeur et des cabinets d’AMOA

Articlé rédigé à partir du webinar organisé par Horoquartz & MyRHline le 20 janvier 2022

Sur le même sujet : Partie 1 – Susciter l’intérêt et l’attrait de la solution de GTA