Feuilles d’heures : quels usages de cet outil dans l’entreprise ?

23 août2022

Feuilles d’heures, feuille de temps ou timesheet en Anglais, quelle que soit l’appellation, la finalité reste la même : recueillir les heures imputées aux projets et aux tâches.

Elle sert à la fois pour le suivi financier, pour connaître l’avancement, pour la rentabilité des projets et pour mesurer la performance des équipes. Elle est de plus en plus digitalisée car il s’agit d’un processus chronophage.

Quelle feuille d’heures utiliser pour mon organisation ?

Un document au format papier ou Excel est le plus souvent personnalisé aux projets menés par l’entreprise. Cet outil simple permettra à la fois de prendre en compte leur volumétrie et leur durée.

Les projets complexes pourront ainsi être décomposés en plusieurs niveaux (ex : projets, tâches…).

Un projet qui représente des dizaines de milliers d’heures de travail sur 3 ans et qui implique des centaines d’intervenants aura une décomposition souvent plus détaillée qu’un projet de 50 heures qui mobilise 2 techniciens.

La déclaration des heures pourra être plus ou moins affinée en fonction des besoins. Il s’agira alors d’inscrire des heures, des demi-journées ou encore des journées complètes sur des périodicités journalières, hebdomadaires ou mensuelles.

Dans tous les cas, on obtient au final un temps imputé par une personne à une activité avec le niveau de détail nécessaire à l’organisation.

3 utilisations des temps collectés avec les feuilles d’heures 

Les entreprises collectent les temps de travail sur des feuilles d’heures pour différents usages. Voici 3 utilisations des temps collectés.

Améliorer la connaissance des coûts 

Les chiffrages sont parfois approximatifs. Il est nécessaire pour une entreprise de savoir si elle facture trop de temps à ses clients ou au contraire pas suffisamment. C’est pourquoi, Il est indispensable de connaître les heures travaillées pour identifier les tâches bénéficiaires ou déficitaires. Cette connaissance permettra ensuite d’appréhender le futur et éventuellement d’ajuster ses tarifs ou de provisionner.

Connaître l’avancement des projets et le reste à faire 

Les feuilles d’heures donnent des indications importantes concernant le reste à faire dans un projet d’entreprise. Un chef de projet pourra alors anticiper d’éventuelles dérives ou retards.

Avoir une approche managériale plus objective

Une feuille d’heures n’est en aucun cas un « outil de flicage ». Cet outil ne se substitue pas au management pour détecter une productivité insuffisante ou les retards supposés de tel ou tel collaborateur.

Elle permet avant tout de connaître de façon analytique les coûts du projet afin d’en discuter de façon factuelle et chiffrée avec les équipes. En ce sens, elle peut être une aide au management en enlevant de la subjectivité dans l’appréciation des performances.

Feuille d’heures : pourquoi la digitaliser ?

La digitalisation des feuilles d’heures permet avant tout de simplifier le traitement de toutes ces données. En effet, gérer ces feuilles est coûteux. Les managers, chefs de projets et contrôleurs de gestion passent beaucoup de temps à les récupérer, les contrôler et consolider les heures déclarées.

Compte-tenu de la multiplicité des structures, les imputations ne sont pas toujours normalisées et la consolidation sur des projets complexes peut s’avérer très ardue.

Le suivi des heures peut se faire à plusieurs endroits

La saisie des heures peut se faire dans l’ERP ou le logiciel de gestion de projets. Certaines entreprises le font dans leur solution de GTA (gestion des temps et des activités). Ce choix peut surprendre mais il s’explique. Certains éditeurs proposent effectivement un module de suivi d’activité (le ‘A’ de GTA ). Une solution complète et bien pratique pour les entreprises utilisatrices.

La motivation première pour un chef de projet ? Le temps payé à un collaborateur doit se retrouver dans le temps d’activité. Le logiciel de gestion des temps connaît précisément les temps de présence et les absences de tous les collaborateurs. En fin de période, la GTA connait ainsi de façon précise le nombre d’heures que le salarié doit justifier en termes d’activité. La comparaison heures payées / heures affectées se fait donc très naturellement dans un logiciel de GTA.

Autre avantage d’utiliser le logiciel de GTA pour les feuilles d’heures. Il est déjà utilisé par les employés pour le suivi des présences ou les demandes d’absences.  Il suffit donc d’ajouter la fonction feuille d’heures et les workflows nécessaires. Il est ainsi possible d’éviter le déploiement d’un nouveau logiciel dédié et coûteux, parfois sur des centaines de postes.

Lire à ce sujet les témoignages du CFCP et de SPS IN Groupe qui ont digitalisé la gestion de leurs feuilles d’heures avec le module HQ Activity de la suite eTemptation.

Trois articles pour aller plus loin :

Thierry Bobineau, Directeur Marketing chez Horoquartz